創(chuàng)建新的桌面數(shù)據(jù)庫(kù)

Access > 設(shè)計(jì)應(yīng)用程序

 

創(chuàng)建新的桌面數(shù)據(jù)庫(kù)

全部顯示

全部隱藏

本文介紹了啟動(dòng) Access 2010 和創(chuàng)建將在臺(tái)式計(jì)算機(jī)上（而不是在網(wǎng)站上）使用的數(shù)據(jù)庫(kù)的基本過程。本文還解釋了如何使用模板創(chuàng)建桌面數(shù)據(jù)庫(kù)，以及如何通過創(chuàng)建自己的表、窗體、報(bào)表和其他數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象來從頭開始生成數(shù)據(jù)庫(kù)。此外，本文還介紹了一些可用于將現(xiàn)有數(shù)據(jù)輸入新數(shù)據(jù)庫(kù)的技術(shù)。

 注釋    Access 2010 還支持創(chuàng)建在運(yùn)行 Access Services（SharePoint Server 的一個(gè)新組件）的服務(wù)器上部署的 Web 數(shù)據(jù)庫(kù)。您可以在 Web 瀏覽器中使用 Web 數(shù)據(jù)庫(kù) - 除非要進(jìn)行設(shè)計(jì)更改，否則無需使用 Access。本文沒有介紹如何創(chuàng)建 Web 數(shù)據(jù)庫(kù)。有關(guān)創(chuàng)建 Web 數(shù)據(jù)庫(kù)的詳細(xì)信息，請(qǐng)參閱生成可在 WEB 上共享的數(shù)據(jù)庫(kù)一文。

本文內(nèi)容

---

概述

使用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)

在不使用模板的情況下創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)

將數(shù)據(jù)從另一個(gè)源復(fù)制到 ACCESS 表中

導(dǎo)入、追加或鏈接到來自另一個(gè)源的數(shù)據(jù)

添加應(yīng)用程序部件

打開現(xiàn)有的 ACCESS 數(shù)據(jù)庫(kù)

---

概述

在首次啟動(dòng) Access 時(shí)，或者在關(guān)閉數(shù)據(jù)庫(kù)而沒有關(guān)閉 Access 時(shí)，將顯示 Microsoft Office Backstage 視圖。

可以從 Backstage 視圖開始著手創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫(kù)、打開現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫(kù)，或查看來自 Office.com 的特色內(nèi)容 - 您可以使用 Access 對(duì) 數(shù)據(jù)庫(kù)文件或在數(shù)據(jù)庫(kù)之外（而不是在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)）執(zhí)行的任何操作。

創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)

當(dāng)您打開 Access 時(shí)，Backstage 視圖將顯示“新建”選項(xiàng)卡。“新建”選項(xiàng)卡為您提供多種創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫(kù)的方式：

添加到數(shù)據(jù)庫(kù)

開始使用數(shù)據(jù)庫(kù)后，便可以添加字段、表或應(yīng)用程序部件。

應(yīng)用程序部件是一項(xiàng)新增功能，借助此功能，您可以同時(shí)使用多個(gè)相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象，就如同它們是一個(gè)對(duì)象一樣。例如，一個(gè)應(yīng)用程序部件可能由一個(gè)表以及一個(gè)基于該表的窗體組成。使用應(yīng)用程序部件，您可以同時(shí)添加表和窗體。

您還可以創(chuàng)建查詢、表單、報(bào)表和宏，也就是說可以創(chuàng)建您習(xí)慣使用的所有數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象。

使用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)

Access 附帶了各種各樣的模板，您即可以按原樣使用這些模板，也可以只使用這些模板作為創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)的起點(diǎn)。模板是拿來即用的數(shù)據(jù)庫(kù)，其中包含執(zhí)行特定任務(wù)時(shí)所需的所有表、查詢、窗體和報(bào)表。例如，有些模板可用于跟蹤問題、管理聯(lián)系人或記錄費(fèi)用；有些模板則包含一些可以幫助演示其用法的示例記錄。

如果其中的某個(gè)模板符合您的需要，則使用該模板通常可以最快地開始使用數(shù)據(jù)庫(kù)。但是，如果要將其他程序中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入 Access，則您可能會(huì)決定最好不使用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)。模板含有已定義好的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，要使現(xiàn)有數(shù)據(jù)適合于模板的結(jié)構(gòu)可能需要大量的工作。

 注釋    雖然兩者都使用 SharePoint，但鏈接到 SharePoint 網(wǎng)站的桌面數(shù)據(jù)庫(kù)與使用 Access Services 的 Web 數(shù)據(jù)庫(kù)有所不同。若要使用桌面數(shù)據(jù)庫(kù)，必須安裝 Access。而 Web 數(shù)據(jù)庫(kù)則可在 Web 瀏覽器中使用。

Access 將基于您所選擇的模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)，然后將該數(shù)據(jù)庫(kù)打開。對(duì)于很多模板，此時(shí)將顯示一個(gè)窗體，您可以開始在其中輸入數(shù)據(jù)。如果您的模板包含示例數(shù)據(jù)，可以單擊記錄選擇器（緊靠記錄左側(cè)的陰影框或陰影欄）刪除每條記錄，然后執(zhí)行以下操作：

在“開始”選項(xiàng)卡上的“記錄”組中，單擊“刪除”。

有關(guān)使用模板的詳細(xì)信息，請(qǐng)參閱選擇和使用 ACCESS 模板一文。

返回頁(yè)首

在不使用模板的情況下創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)

如果不想使用模板，則可以通過生成自己的表、窗體、報(bào)表和其他數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象來創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)。多數(shù)情況下，這涉及以下一項(xiàng)或兩項(xiàng)操作：

若要了解有關(guān)如何規(guī)劃和設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)的詳細(xì)信息，請(qǐng)參閱“請(qǐng)參閱”一節(jié)。

創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫(kù)

Access 將創(chuàng)建一個(gè)含有名為 Table1 的空表的數(shù)據(jù)庫(kù)，然后在“數(shù)據(jù)表”視圖中打開 Table1。游標(biāo)將被置于“單擊以添加”列中的第一個(gè)空單元格中。

在“數(shù)據(jù)表”視圖中輸入數(shù)據(jù)與在 Excel 工作表中輸入信息極為類似。在輸入數(shù)據(jù)的同時(shí)將創(chuàng)建表結(jié)構(gòu)，在向數(shù)據(jù)表中添加新列時(shí)，會(huì)在表中定義一個(gè)新字段。Access 將根據(jù)輸入的數(shù)據(jù)自動(dòng)設(shè)置每個(gè)字段的數(shù)據(jù)類型。

如果此時(shí)不希望在 Table1 中輸入數(shù)據(jù)，請(qǐng)單擊“關(guān)閉” 。如果對(duì)表進(jìn)行了任何更改，則 Access 會(huì)提示您保存這些更改。單擊“是”保存更改，單擊“否”放棄更改，或者單擊“取消”使該表保持打開狀態(tài)。

要點(diǎn)  如果在未進(jìn)行任何保存操作的情況下關(guān)閉 Table1，Access 就會(huì)刪除整個(gè)表，即使已在該表中輸入了數(shù)據(jù)也是如此。

添加表

可使用“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡上“表”組中的命令將新表添加到現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫(kù)中。

在數(shù)據(jù)表視圖中開始創(chuàng)建表  在數(shù)據(jù)表視圖中，可以直接輸入數(shù)據(jù)并使 Access 在后臺(tái)生成表結(jié)構(gòu)。字段名以編號(hào)形式指定（Field1、Field2 等），并且 Access 會(huì)根據(jù)輸入的數(shù)據(jù)自動(dòng)設(shè)置每個(gè)字段的數(shù)據(jù)類型。

Access 將創(chuàng)建表，并選擇“單擊以添加”列中的第一個(gè)空單元格。

Access 將顯示常用字段類型列表。單擊所需的字段類型，Access 會(huì)將新字段添加到數(shù)據(jù)表中的插入點(diǎn)處。

可以通過拖動(dòng)字段來移動(dòng)它。當(dāng)您將字段拖入數(shù)據(jù)表中時(shí)，將出現(xiàn)一個(gè)垂直插入欄，顯示將放置該字段的位置。

應(yīng)當(dāng)為每個(gè)字段指定有意義的名稱，以便當(dāng)您在“字段列表”窗格中看見該字段時(shí)能夠知道它包含的內(nèi)容。

也可以選擇多個(gè)相鄰的列，然后將這些列一起拖到新位置。為此，請(qǐng)單擊第一列的列標(biāo)題，然后在按住 Shift 的同時(shí)單擊最后一列的列標(biāo)題。

在設(shè)計(jì)視圖中開始創(chuàng)建表  在“設(shè)計(jì)”視圖中，首先創(chuàng)建表的結(jié)構(gòu)，然后切換至“數(shù)據(jù)表”視圖以輸入數(shù)據(jù)，或者使用某種其他方法（如粘貼或?qū)耄┹斎霐?shù)據(jù)。

在設(shè)計(jì)視圖中設(shè)置字段屬性  無論您如何創(chuàng)建表，都最好檢查并設(shè)置字段屬性。有些屬性只能在數(shù)據(jù)表視圖中顯示，而有些屬性則只能在設(shè)計(jì)視圖中設(shè)置。若要切換至設(shè)計(jì)視圖，請(qǐng)?jiān)趯?dǎo)航窗格中右鍵單擊表，然后單擊“設(shè)計(jì)視圖”。若要查看字段的屬性，請(qǐng)?jiān)谠O(shè)計(jì)網(wǎng)格中單擊該字段。屬性將顯示在設(shè)計(jì)網(wǎng)格下的“字段屬性”下面。

若要查看每個(gè)字段屬性的描述，請(qǐng)單擊該屬性，并閱讀“字段屬性”下面屬性列表旁邊的框中的說明。通過單擊“幫助”按鈕可獲得更詳細(xì)的信息。

下表介紹了通常要調(diào)整的一些字段屬性。

返回頁(yè)首

將其他源中的數(shù)據(jù)復(fù)制到 Access 表中

如果數(shù)據(jù)當(dāng)前存儲(chǔ)在其他程序（如 Excel）中，則可以將其復(fù)制并粘貼到 Access 表中。通常，此方法最適合用于像在 Excel 工作表中一樣已按列分隔的數(shù)據(jù)。如果數(shù)據(jù)位于字處理程序中，最好使用制表符分隔數(shù)據(jù)列，或者在復(fù)制數(shù)據(jù)之前先在字處理程序中將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為表。如果數(shù)據(jù)需要進(jìn)行任何編輯或處理（如將全名分隔為名字和姓氏），則在復(fù)制數(shù)據(jù)之前可能需要先執(zhí)行此操作，在不熟悉 Access 的情況下尤其如此。

將數(shù)據(jù)粘貼到空表中時(shí)，Access 會(huì)根據(jù)每個(gè)字段中發(fā)現(xiàn)的數(shù)據(jù)種類來設(shè)置該字段的數(shù)據(jù)類型。例如，如果所粘貼的字段只包含日期值，則 Access 會(huì)將“日期/時(shí)間”數(shù)據(jù)類型應(yīng)用于該字段。如果所粘貼的字段只包含文字“是”和“否”，則 Access 會(huì)將“是/否”數(shù)據(jù)類型應(yīng)用于該字段。

Access 根據(jù)第一行粘貼數(shù)據(jù)中的內(nèi)容來命名字段。如果第一行粘貼數(shù)據(jù)與后面的行類型相似，則 Access 判斷第一行屬于數(shù)據(jù)，并賦予該字段空泛的名稱（如 F1、F2 等等）。如果第一行粘貼數(shù)據(jù)與后面的行不相似，則 Access 判斷第一行包含字段名，Access 將據(jù)此命名字段，并且不將第一行算作數(shù)據(jù)。

如果 Access 賦予通用字段名稱，則您應(yīng)當(dāng)盡快重命名字段，以免沖突。請(qǐng)使用以下步驟：

 注釋    也可以通過切換至設(shè)計(jì)視圖并在該視圖中編輯字段名來重命名字段。要切換至設(shè)計(jì)視圖，請(qǐng)?jiān)凇皩?dǎo)航”窗格中右鍵單擊該表，然后單擊“設(shè)計(jì)視圖”。要切換回?cái)?shù)據(jù)表視圖，請(qǐng)?jiān)凇皩?dǎo)航”窗格中雙擊該表。

返回頁(yè)首

導(dǎo)入、追加或鏈接到其他源中的數(shù)據(jù)

您可能有數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在其他程序中，而且希望將這些數(shù)據(jù)導(dǎo)入新表，或者將這些數(shù)據(jù)追加到 Access 內(nèi)的現(xiàn)有表中。您也可能會(huì)與將數(shù)據(jù)存放在其他程序中的用戶協(xié)同工作，而且希望通過鏈接數(shù)據(jù)在 Access 中使用這些用戶的數(shù)據(jù)。無論哪種情況，都可以在 Access 中輕松地使用來自其他源的數(shù)據(jù)。可以從 Excel 工作表、其他 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)中的表、SharePoint Foundation 列表或其他各種源導(dǎo)入數(shù)據(jù)。所用過程會(huì)因數(shù)據(jù)源的不同而略有差別，不過以下過程可使您對(duì)此有基本的了解。

例如，如果您要從 Excel 工作表導(dǎo)入數(shù)據(jù)，則請(qǐng)單擊“Excel”。如果未看到需要的程序類型，則單擊更多。

 注釋    如果在“導(dǎo)入”組中找不到正確的格式類型，則可能有必要啟動(dòng)最初創(chuàng)建這些數(shù)據(jù)所用的程序，然后使用該程序以通用文件格式（如帶分隔符的文本文件 （帶分隔符的文本文件：一種文件，所含數(shù)據(jù)中的各個(gè)字段值由字符分隔開，如逗號(hào)或制表符。））保存數(shù)據(jù)，然后才能將這些數(shù)據(jù)導(dǎo)入 Access 中。

如果從 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)入對(duì)象或鏈接表，將會(huì)出現(xiàn)“導(dǎo)入對(duì)象”或“鏈接表”對(duì)話框。選擇所需的項(xiàng)目，然后單擊“確定”。

具體過程取決于是選擇導(dǎo)入、追加還是鏈接數(shù)據(jù)。

如果選擇導(dǎo)入表，Access 會(huì)將數(shù)據(jù)導(dǎo)入新表中，然后在“導(dǎo)航”窗格中的“表”組下顯示該表。如果選擇將數(shù)據(jù)追加到現(xiàn)有表，則數(shù)據(jù)將添加到該表中。如果選擇鏈接到數(shù)據(jù)，Access 會(huì)在“導(dǎo)航”窗格中的“表”組下創(chuàng)建一個(gè)鏈接表。

有關(guān)如何將各種類型的數(shù)據(jù)導(dǎo)入 Access 中的更具體的信息，請(qǐng)?jiān)L問“請(qǐng)參閱”一節(jié)中相應(yīng)的鏈接。

返回頁(yè)首

添加應(yīng)用程序部件

您可以使用應(yīng)用程序部件來向現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫(kù)中添加功能。應(yīng)用程序部件可以像單個(gè)表一樣簡(jiǎn)單，也可以包含多個(gè)相關(guān)對(duì)象（如表和綁定窗體）。

例如，“注釋”應(yīng)用程序部件包含一個(gè)具有自動(dòng)編號(hào) ID 字段、日期字段和備注字段的表。您可以向任何數(shù)據(jù)庫(kù)中添加該表，并按原樣使用它，也可以對(duì)它進(jìn)行最少的自定義。

打開現(xiàn)有的 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)

 注釋    可以直接打開采用外部文件格式（例如 dBASE、Microsoft Exchange 或 Excel）的數(shù)據(jù)文件。還可以直接打開任何 ODBC 數(shù)據(jù)源 （ODBC 數(shù)據(jù)源：位于支持開放式數(shù)據(jù)庫(kù)連接性 (ODBC) 協(xié)議的程序或數(shù)據(jù)庫(kù)中，需要進(jìn)行訪問的數(shù)據(jù)和信息。），例如 Microsoft SQL Server。Access 將在數(shù)據(jù)文件所在的文件夾中自動(dòng)創(chuàng)建新的 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)，并添加指向外部數(shù)據(jù)庫(kù)中每個(gè)表的鏈接。

提示

還可以在 Backstage 視圖的導(dǎo)航欄中顯示最近的數(shù)據(jù)庫(kù)以實(shí)現(xiàn)與雙擊訪問（單擊“文件”選項(xiàng)卡，然后單擊要打開的最近數(shù)據(jù)庫(kù)）相同的效果。在靠近“最近”選項(xiàng)卡底部的位置，選中“快速訪問以下數(shù)量的最近數(shù)據(jù)庫(kù)”復(fù)選框，然后調(diào)整要顯示的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)量。

返回頁(yè)首

 

 

請(qǐng)參閱