Access 2010 用戶界面指南
內容
Access 2010 用戶界面指南
與以前的版本相比，尤其是與 Access 2007 之前的版本相比，Access 2010 的用戶界面發(fā)生了重大變化。Access 2007 中引入了兩個主要的用戶界面組件：功能區(qū)和導航窗格。而在 Access 2010 中，不僅對功能區(qū)進行了多處更改，而且還新引入了第三個用戶界面組件 Microsoft Office Backstage 視圖。
本文描述 Access 2010 用戶界面元素，并提供了有關這些元素以及如何自定義用戶體驗的詳細信息的鏈接。
本文內容
概述
Access 2010 用戶界面的三個主要組件是：
| ✍ | 功能區(qū) 是一個包含多組命令且橫跨程序窗口頂部的帶狀選項卡區(qū)域。 |
| ✍ | Backstage 視圖 是功能區(qū)的“文件”選項卡上顯示的命令集合。 |
| ✍ | 導航窗格 是 Access 程序窗口左側的窗格，您可以在其中使用數(shù)據(jù)庫對象。導航窗格取代了 Access 2007 中的數(shù)據(jù)庫窗口。 |
這三個元素提供了供用戶創(chuàng)建和使用數(shù)據(jù)庫的環(huán)境。
功能區(qū)
功能區(qū)是替代 Access 2007 之前的版本中存在的菜單和工具欄的主要功能。它主要有多個選項卡組成，這些選項卡上有多個按鈕組。
功能區(qū)含有：將相關常用命令分組在一起的主選項卡、只在使用時才出現(xiàn)的上下文選項卡，以及快速訪問工具欄（可以自定義的小工具欄，可將您常用的命令放入其中）。
在功能區(qū)選項卡上，某些按鈕提供選項樣式庫，而其他按鈕將啟動命令。
BACKSTAGE 視圖
Backstage 視圖是 Access 2010 中的新功能。它包含應用于整個數(shù)據(jù)庫的命令和信息（如“壓縮和修復”），以及早期版本中“文件”菜單的命令（如“打印”）。
導航窗格
導航窗格可幫助您組織歸類數(shù)據(jù)庫對象，并且是打開或更改數(shù)據(jù)庫對象設計的主要方式。導航窗格取代了 Access 2007 之前的 Access 版本中的數(shù)據(jù)庫窗口。
導航窗格按類別和組進行組織。可以從多種組織選項中進行選擇，還可以在導航窗格中創(chuàng)建您自己的自定義組織方案。默認情況下，新數(shù)據(jù)庫使用“對象類型”類別，該類別包含對應于各種數(shù)據(jù)庫對象的組?！皩ο箢愋汀鳖悇e組織數(shù)據(jù)庫對象的方式，與早期版本中的默認“數(shù)據(jù)庫窗口”顯示屏相似。
可以最小化導航窗格，也可以將其隱藏，但是不可以在導航窗格前面打開數(shù)據(jù)庫對象來將其遮擋。
Backstage 視圖
Backstage 視圖占據(jù)功能區(qū)上的“文件”選項卡，并包含很多以前出現(xiàn)在 Access 早期版本的“文件”菜單中的命令。Backstage 視圖還包含適用于整個數(shù)據(jù)庫文件的其他命令。在打開 Access 但未打開數(shù)據(jù)庫時（例如，從 Windows“開始”菜單中打開 Access），可以看到 Backstage 視圖。
在 Backstage 視圖中，可以創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫、打開現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫、通過 SharePoint Server 將數(shù)據(jù)庫發(fā)布到 Web，以及執(zhí)行很多文件和數(shù)據(jù)庫維護任務。
創(chuàng)建新的空數(shù)據(jù)庫
| 1. | 從“開始”菜單或快捷方式啟動 Access。 |
Backstage 視圖隨即出現(xiàn)。
| 2. | 執(zhí)行下列操作之一： |
| ✍ | 創(chuàng)建新的 Web 數(shù)據(jù)庫 |
| 1. | 在“可用模板”下，單擊“空白 Web 數(shù)據(jù)庫”。 |
| 2. | 在右側的“空白 Web 數(shù)據(jù)庫”下，在“文件名”框中鍵入數(shù)據(jù)庫文件的名稱，或使用提供的名稱。 |
| 3. | 單擊“創(chuàng)建”。 |
將創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)庫，并且在數(shù)據(jù)表視圖中打開一個新的表。
| ✍ | 創(chuàng)建新的桌面數(shù)據(jù)庫 |
| 1. | 在“可用模板”下，單擊“空白數(shù)據(jù)庫”。 |
| 2. | 在右側的“空白數(shù)據(jù)庫”下，在“文件名”框中鍵入數(shù)據(jù)庫文件的名稱，或使用提供的名稱。 |
| 3. | 單擊“創(chuàng)建”。 |
新數(shù)據(jù)庫隨即創(chuàng)建，并且在數(shù)據(jù)表視圖中將打開一個新表。
Access 2010 產品附帶有很多模板，也可以從 Office.com 下載更多模板。Access 模板是預先設計的數(shù)據(jù)庫，它們含有專業(yè)設計的表、窗體和報表。模板將為您創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫提供極大的便利。
根據(jù)示例模板新建數(shù)據(jù)庫
| 1. | 從“開始”菜單或快捷方式啟動 Access。 |
Backstage 視圖隨即出現(xiàn)。
| 2. | 單擊“樣本模板”，然后瀏覽可用模板。 |
| 3. | 找到要使用的模板后，單擊該模板。 |
| 4. | 在右側的“文件名”框中，鍵入文件名或使用系統(tǒng)提供的文件名。 |
| 5. | 單擊“創(chuàng)建”。 |
Access 將從模板創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)庫并打開該數(shù)據(jù)庫。
可以在 Backstage 視圖中，直接從 office.com 下載更多 Access 模板。
從 OFFICE.COM 模板創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫
| 1. | 從“開始”菜單或快捷方式啟動 Access。 |
Backstage 視圖隨即出現(xiàn)。
| 2. | 在“Office.com 模板”窗格下，單擊類別，然后當該類別中的模板出現(xiàn)時，單擊一個模板。 |
注釋 還可以使用提供的搜索框搜索模板。
| 3. | 在“文件名”框中，鍵入文件名或使用系統(tǒng)提供的文件名。 |
| 4. | 單擊“下載”。 |
Access 將自動下載模板，根據(jù)該模板創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫，將該數(shù)據(jù)庫存儲在文檔文件夾（如，“我的文檔”文件夾）中，然后打開該數(shù)據(jù)庫。
在打開（或創(chuàng)建再打開）數(shù)據(jù)庫時，Access 會將該數(shù)據(jù)庫的文件名和位置添加到最近使用文檔的內部列表中。此列表顯示在 Backstage 視圖的“最近”選項卡中，以便您輕松打開最近使用的數(shù)據(jù)庫。
打開最近使用的數(shù)據(jù)庫
| 1. | 啟動 Access。 |
| 2. | 在 Backstage 視圖中，單擊“最近”，然后單擊要打開的數(shù)據(jù)庫。 |
Access 將打開數(shù)據(jù)庫。
從 BACKSTAGE 視圖中打開數(shù)據(jù)庫
| 1. | 啟動 Access。 |
| 2. | 單擊“文件”選項卡，然后單擊“打開”。當“打開”對話框出現(xiàn)時，瀏覽并選擇文件，然后單擊“打開”。 |
該數(shù)據(jù)庫隨即打開。
功能區(qū)
功能區(qū)是菜單和工具欄的主要替代部分，并提供了 Access 2010 中主要的命令界面。功能區(qū)的主要優(yōu)勢之一是，它將通常需要使用菜單、工具欄、任務窗格和其他用戶界面組件才能顯示的任務或入口點集中在一個地方。這樣一來，您只需在一個位置查找命令，而不用四處查找命令。
打開數(shù)據(jù)庫時，功能區(qū)顯示在 Access 主窗口的頂部，它在此處顯示了活動命令選項卡中的命令。
功能區(qū)由一系列包含命令的命令選項卡組成。在 Access 2010 中，主要的命令選項卡包括“文件”、“開始”、“創(chuàng)建”、“外部數(shù)據(jù)”和“數(shù)據(jù)庫工具”。每個選項卡都包含多組相關命令，這些命令組展現(xiàn)了其他一些新的 UI 元素（例如樣式庫，它是一種新的控件類型，能夠以可視方式表示選擇）。
功能區(qū)上提供的命令還反映了當前活動對象。例如，如果您已在數(shù)據(jù)表視圖中打開了一個表，并單擊“創(chuàng)建”選項卡上的“窗體”，那么在“窗體”組中，Access 將根據(jù)活動表創(chuàng)建窗體。也就是說，活動表的名稱將被輸入到新窗體的 RecordSource 屬性中。而且，某些功能區(qū)選項卡只在某些情形下出現(xiàn)。例如，只有在“設計”視圖中已打開對象的情況下，“設計”選項卡才會出現(xiàn)。
在功能區(qū)中可以使用鍵盤快捷方式。早期版本 Access 中的所有鍵盤快捷方式仍可繼續(xù)使用。“鍵盤訪問系統(tǒng)”取代了早期版本 Access 的菜單加速鍵。此系統(tǒng)使用包含單個字母或字母組合的小型指示器，這些指示器在您按下 Alt 鍵時顯示在功能區(qū)中。這些指示器顯示用什么鍵盤快捷方式激活下方的控件。
選擇了命令選項卡之后，可以瀏覽該選項卡中可用的命令。
選擇命令選項卡
| 1. | 啟動 Access。 |
| 2. | 單擊所需的選項卡。 |
- 或 -
| 1. | 啟動 Access。 |
| 2. | 按下并釋放 Alt 鍵。 |
將顯示鍵盤提示。
| 3. | 按在所需命令選項卡上的或按離所需命令選項卡最近的鍵盤提示中顯示的鍵。 |
執(zhí)行命令的方法有多種。最快速、直接的方法是使用與命令關聯(lián)的鍵盤快捷方式。如果您知道早期版本 Access 中所用的鍵盤快捷方式，那么也可以在 Access 2010 中使用此快捷方式。
有關鍵盤快捷方式的詳細信息，請參閱 ACCESS 鍵盤快捷方式。
執(zhí)行命令
| 1. | 啟動 Access。 |
| 2. | 單擊與命令對應的選項卡。下表顯示了選項卡的典型樣例以及每個選項卡上的可用命令。選項卡和可用命令會隨著您所執(zhí)行的操作而有所變化。 |
命令選項卡 |
可以執(zhí)行的常用操作 |
開始 |
選擇不同的視圖。 |
從剪貼板復制和粘貼。 |
|
設置當前的字體特性。 |
|
設置當前的字體對齊方式。 |
|
對備注字段應用格式文本格式。 |
|
使用記錄（刷新、新建、保存、刪除、匯總、拼寫檢查及更多）。 |
|
對記錄進行排序和篩選。 |
|
查找記錄。 |
|
創(chuàng)建 |
插入新的空白表。 |
使用表模板創(chuàng)建新表。 |
|
在 SharePoint 網站上創(chuàng)建列表，在鏈接至新創(chuàng)建的列表的當前數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建表。 |
|
在設計視圖中創(chuàng)建新的空白表。 |
|
基于活動表或查詢創(chuàng)建新窗體。 |
|
創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)透視表或圖表。 |
|
基于活動表或查詢創(chuàng)建新報表。 |
|
創(chuàng)建新的查詢、宏、模塊或類模塊。 |
|
外部數(shù)據(jù) |
導入或鏈接到外部數(shù)據(jù)。 |
導出數(shù)據(jù)。 |
|
通過電子郵件收集和更新數(shù)據(jù)。 |
|
創(chuàng)建保存的導入和保存的導出。 |
|
運行鏈接表管理器。 |
|
數(shù)據(jù)庫工具 |
將部分或全部數(shù)據(jù)庫移至新的或現(xiàn)有 SharePoint 網站。 |
啟動 Visual Basic 編輯器或運行宏。 |
|
創(chuàng)建和查看表關系。 |
|
顯示/隱藏對象相關性。 |
|
運行數(shù)據(jù)庫文檔或分析性能。 |
|
將數(shù)據(jù)移至 Microsoft SQL Server 或 Access（僅限于表）數(shù)據(jù)庫。 |
|
管理 Access 加載項。 |
|
創(chuàng)建或編輯 Visual Basic for Applications (VBA) 模塊。 |
| 3. | 單擊表示命令的控件。或者，如果知道早期版本 Access 的命令鍵盤快捷方式，則可以使用鍵盤輸入快捷方式。 |
- 或 -
按下并釋放 Alt 鍵。
將顯示訪問鍵。
按與所需命令關聯(lián)的鍵盤提示中所顯示的鍵。
上下文命令選項卡
除標準命令選項卡之外，Access 2010 還有上下文命令選項卡。根據(jù)上下文（即，進行操作的對象以及正在執(zhí)行的操作）的不同，標準命令選項卡旁邊可能會出現(xiàn)一個或多個上下文命令選項卡。
激活上下文命令選項卡
| ✍ | 單擊上下文命令選項卡。 |
- 或 -
| 1. | 按下并釋放 Alt 鍵。 |
將顯示訪問鍵。
| 2. | 按在上下文命令選項卡上的或離上下文命令選項卡最近的訪問鍵中所顯示的鍵。 |
上下文命令選項卡包含在特定上下文中需要使用的命令和功能。例如，如果在設計視圖中打開一個表，則上下文選項卡中將包含僅在該視圖中使用表時才能應用的命令。再如，如果在設計視圖中打開一個表，則在“高級工具”選項卡旁邊將顯示一個名為“設計”的上下文命令選項卡。單擊“設計”選項卡時，功能區(qū)將顯示僅當對象處于設計視圖中時才能使用的命令。
樣式庫
功能區(qū)還使用一種名為“樣式庫”的控件。樣式庫控件的設計目的是為了讓您將注意力集中在獲取所要的結果上。樣式庫控件不僅顯示命令，還顯示使用這些命令的結果。其意圖是提供一種可視方式，便于用戶瀏覽和查看 Access 2010 可以執(zhí)行的操作，并關注操作結果，而不只是關注命令本身。
樣式庫有各種不同的形狀和大小。它包括一個網格布局、一個類似菜單的下拉表示形式，甚至還有一個功能區(qū)布局，該布局將樣式庫自身的內容放在功能區(qū)中。
隱藏功能區(qū)
有時您可能需要將更多的空間作為工作區(qū)。因此，可將功能區(qū)折疊，以便只保留一個包含命令選項卡的條形。若要隱藏功能區(qū)，請雙擊活動的命令選項卡。若要再次顯示功能區(qū)，請再次雙擊活動的命令選項卡。
隱藏和還原功能區(qū)
| 1. | 雙擊活動的命令選項卡（突出顯示的選項卡即活動選項卡）。 |
| 2. | 再次雙擊活動的命令選項卡，以還原功能區(qū)。 |
快速訪問工具欄 (QAT)
快速訪問工具欄是與功能區(qū)相鄰的工具欄，通過快速訪問工具欄，只需一次單擊即可訪問命令。默認命令集包括“保存”、“撤消”和“恢復”，可以自定義快速訪問工具欄，將常用的其他命令包含在內。還可以修改該工具欄的位置，以及將其從默認的小尺寸更改為大尺寸。小尺寸工具欄顯示在功能區(qū)中命令選項卡的旁邊。切換為大尺寸后，該工具欄將顯示在功能區(qū)的下方，并展開到全寬。
自定義快速訪問工具欄
| 1. | 單擊工具欄最右側的下拉箭頭。 |
| 2. | 在“自定義快速訪問工具欄”下，單擊要添加的命令即告完成。 |
或者，如果命令未列出，那么單擊“其他命令”，然后繼續(xù)本過程的下一步。
| 3. | 在“Access 選項”對話框中，選擇要添加的一個或多個命令，然后單擊“添加”。 |
| 4. | 若要刪除命令，請在右側的列表中突出顯示該命令，然后單擊“刪除”?；蛘撸诹斜碇须p擊該命令。 |
| 5. | 完成后單擊“確定”。 |
導航窗格
在打開數(shù)據(jù)庫或創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫時，數(shù)據(jù)庫對象的名稱將顯示在導航窗格中。數(shù)據(jù)庫對象包括表、窗體、報表、頁、宏和模塊。導航窗格取代了早期版本的 Access 中所用的數(shù)據(jù)庫窗口（如果在以前版本中使用數(shù)據(jù)庫窗口執(zhí)行任務，那么現(xiàn)在可以使用導航窗格來執(zhí)行同樣的任務）。例如，如果要在數(shù)據(jù)表視圖中將行添加到表，則可以從導航窗格中打開該表。
注釋 導航窗格在 Web 瀏覽器中不可用。若要將導航窗格與 Web 數(shù)據(jù)庫一起使用，必須先使用 Access 打開該數(shù)據(jù)庫。
若要打開數(shù)據(jù)庫對象或對數(shù)據(jù)庫對象應用命令，請右鍵單擊該對象，然后從上下文菜單中選擇一個菜單項。上下文菜單中的命令因對象類型而不同。
打開數(shù)據(jù)庫對象，如表、窗體或報表
| ✍ | 在導航窗格中，雙擊對象。 |
- 或 -
在導航窗格中，選擇對象，然后按 Enter。
- 或 -
| 1. | 在導航窗格中，右鍵單擊對象，然后單擊“打開”。 |
請注意，可以在“導航選項”對話框中設置一個選項，以便單擊即可打開對象。
導航窗格將數(shù)據(jù)庫對象劃分為多個類別，各個類別中又包含多個組。某些類別是預定義的，您也可以創(chuàng)建自己的自定義組。
導航窗格默認在您打開數(shù)據(jù)庫（包括在 Access 早期版本中創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫）時出現(xiàn)。默認情況下，通過設置程序選項可以阻止導航窗格出現(xiàn)。下一組步驟將說明如何執(zhí)行各項操作。
顯示或隱藏導航窗格
| ✍ | 單擊導航窗格右上角的按鈕（  ）或按 F11。 |
在默認情況下禁止顯示導航窗格
| 1. | 單擊“文件”選項卡，然后單擊“選項”。 |
將出現(xiàn)“Access 選項”對話框。
| 2. | 在左側窗格中，單擊“當前數(shù)據(jù)庫”。 |
| 3. | 在“導航”下，清除“顯示導航窗格”復選框，然后單擊“確定”。 |
有關導航窗格的詳細信息，請參閱在導航窗格中使用和組織數(shù)據(jù)庫對象。
選項卡式文檔
啟動 Office Access 2007 后，可以用選項卡式文檔代替重疊窗口來顯示數(shù)據(jù)庫對象。為便于日常的交互使用，您可能更愿意采用選項卡式文檔界面。通過設置 Access 選項可以啟用或禁用選項卡式文檔（請參閱本文后面的顯示或隱藏文檔選項卡）。不過，如果要更改選項卡式文檔設置，則必須關閉然后重新打開數(shù)據(jù)庫，新設置才能生效。
顯示或隱藏文檔選項卡
| 1. | 單擊“文件”選項卡，然后單擊“選項”。 |
將出現(xiàn)“Access 選項”對話框。
| 2. | 在左側窗格中，單擊“當前數(shù)據(jù)庫”。 |
| 3. | 在“應用程序選項”部分的“文檔窗口選項”下，選擇“選項卡式文檔”。 |
| 4. | 選中或清除“顯示文檔選項卡”復選框。清除復選框后，文檔選項卡將關閉。 |
| 5. | 單擊“確定”。 |
注釋
| ✍ | “顯示文檔選項卡”設置是針對單個數(shù)據(jù)庫的。必須為每個數(shù)據(jù)庫單獨設置此選項。 |
| ✍ | 更改“顯示文檔選項卡”設置之后，必須關閉然后重新打開數(shù)據(jù)庫，更改才能生效。 |
| ✍ | 使用 Access 2007 或 Access 2010 創(chuàng)建的新數(shù)據(jù)庫默認顯示文檔選項卡。 |
| ✍ | 使用早期版本 Access 創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫在默認情況下使用重疊窗口。 |
狀態(tài)欄
與早期版本 Access 一樣，Access 2010 中也會在窗口底部顯示狀態(tài)欄。繼續(xù)保留此標準 UI 元素是為了查找狀態(tài)消息、屬性提示、進度指示等。在 Access 2010 中，狀態(tài)欄也具有兩項標準功能，與在其他 Office 2010 程序中看到的狀態(tài)欄相同：視圖/窗口切換和縮放。
您可以使用狀態(tài)欄上的可用控件，在可用視圖之間快速切換活動窗口。如果要查看支持可變縮放的對象，則可以使用狀態(tài)欄上的滑塊，調整縮放比例以放大或縮小對象。
在“Access 選項”對話框中，可以啟用或禁用狀態(tài)欄。
顯示或隱藏狀態(tài)欄
| 1. | 單擊“文件”選項卡，然后單擊“選項”。 |
將出現(xiàn)“Access 選項”對話框。
| 2. | 在左側窗格中，單擊“當前數(shù)據(jù)庫”。 |
| 3. | 在“應用程序選項”下，選中或清除“顯示狀態(tài)欄”復選框。清除復選框后，狀態(tài)欄的顯示將關閉。 |
| 4. | 單擊“確定”。 |
浮動工具欄
在 Access 2007 之前的 Access 版本中，設置文本格式通常需要使用菜單或顯示“設置格式”工具欄。使用 Access 2010 時，可以使用浮動工具欄更加輕松地設置文本格式。選擇要設置格式的文本后，浮動工具欄會自動出現(xiàn)在所選文本的上方。如果將鼠標指針靠近浮動工具欄，則浮動工具欄會漸漸淡入，而且可以用它來應用加粗、傾斜、字號、顏色等等。如果將指針移開浮動工具欄，則該工具欄會慢慢淡出。如果不想使用浮動工具欄將文本格式應用于選擇的內容，只需將指針移開一段距離，浮動工具欄即會消失。
使用浮動工具欄設置文本格式
| 1. | 選擇要設置格式的文本。 |
浮動工具欄將以透明方式顯示在文本的上方。
| 2. | 使用浮動工具欄應用設置格式。 |
獲取幫助
如有疑問，可以按 F1 或單擊功能區(qū)右側的問號圖標來獲取幫助。
還可以在 Backstage 視圖中找到“幫助”：
| ✍ | 單擊“文件”選項卡，然后單擊“幫助”。 |
幫助資源的列表將在 Backstage 視圖中出現(xiàn)。