查詢簡介

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查詢簡介

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如果要查看、添加、更改或刪除數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，請考慮使用查詢。

使用查詢可以回答有關(guān)數(shù)據(jù)的特定問題，而這些問題通過直接查看表數(shù)據(jù)很難解決。您可以使用查詢篩選數(shù)據(jù)、執(zhí)行數(shù)據(jù)計算和匯總數(shù)據(jù)。您還可以使用查詢自動執(zhí)行許多數(shù)據(jù)管理任務，并在提交數(shù)據(jù)更改之前查看這些更改。

 注釋    聚合查詢函數(shù)（如 Sum 或 Count）在 Web 查詢中不可用。

本文內(nèi)容

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概述

查看表中的數(shù)據(jù)子集

同時查看多個表中的數(shù)據(jù)

使用參數(shù)查詢詢問問題變體

根據(jù)數(shù)據(jù)進行計算

查看匯總或聚合數(shù)據(jù)

使用其他表中的數(shù)據(jù)創(chuàng)建新表

將其他表中的數(shù)據(jù)添加到一個表

自動更改數(shù)據(jù)

自動刪除數(shù)據(jù)

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概述

查詢是對數(shù)據(jù)結(jié)果、數(shù)據(jù)操作或者這兩者的請求。可以使用查詢回答簡單問題、執(zhí)行計算、合并不同表中的數(shù)據(jù)，甚至添加、更改或刪除表數(shù)據(jù)。用于從表中檢索數(shù)據(jù)或進行計算的查詢稱為選擇查詢。用于添加、更改或刪除數(shù)據(jù)的查詢稱為操作查詢。

本文提供了有關(guān)查詢的基本信息以及不同類型查詢的示例。有關(guān)每個類型的查詢的詳細信息，請搜索“幫助”，或單擊本文“另請參閱”部分中的鏈接。

您還可以使用查詢?yōu)榇绑w或報表提供數(shù)據(jù)。在設計良好的數(shù)據(jù)庫中，要使用窗體或報表顯示的數(shù)據(jù)通常位于多個不同的表中。通過使用查詢，可以在設計窗體或報表之前組合要使用的數(shù)據(jù)。

有關(guān)使用查詢?yōu)榇绑w或報表提供數(shù)據(jù)的詳細信息，請參閱“另請參閱”部分中的鏈接或搜索“幫助”。

打開現(xiàn)有查詢

如果不熟悉導航窗格，那么可能不知道如何打開已經(jīng)存在的查詢。導航窗格是一種功能，它取代了 Access 2007 之前的版本中的“數(shù)據(jù)庫窗口”?？梢栽谄聊蛔髠?cè)看到導航窗格。

若要打開任何數(shù)據(jù)庫對象，包括查詢，可在導航窗格中雙擊該對象。

使用羅斯文數(shù)據(jù)庫演練示例

 注釋    本文中的示例使用了根據(jù)羅斯文 2010 數(shù)據(jù)庫模板創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫。

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查看表中的數(shù)據(jù)子集

有時您可能希望查看表中的所有數(shù)據(jù)，但有時您可能只希望查看某些字段中的數(shù)據(jù)，或者只希望在某些字段滿足某些條件時查看數(shù)據(jù)。為了查看表中的某些數(shù)據(jù)，可使用選擇查詢。

假設您想要查看產(chǎn)品及其價格的列表。按照下列步驟，可以創(chuàng)建能夠返回產(chǎn)品和價格信息的查詢：

該查詢將運行，然后顯示產(chǎn)品及其價格的列表。

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同時查看多個表中的數(shù)據(jù)

在設計良好的數(shù)據(jù)庫中，各個表之間具有邏輯關(guān)系 （關(guān)系：在兩個表的公共字段（列）之間所建立的聯(lián)系。關(guān)系可以為一對一、一對多、多對多。）。這些關(guān)系基于這些表中共同具有的字段。如果要查看相關(guān)表中的數(shù)據(jù)，請使用選擇查詢。

假設您要查看居住于特定城市的客戶的訂單。有關(guān)訂單和客戶的數(shù)據(jù)存儲于同一數(shù)據(jù)庫的兩個表中。每個表都包含“客戶 ID”字段，該字段構(gòu)成這兩個表之間的一對多關(guān)系 （一對多關(guān)系：兩個表之間的一種關(guān)系，在這種關(guān)系中主表中每條記錄的主鍵值都與相關(guān)表中多條記錄的匹配字段（一個或多個）中的值對應。）的基礎。按照下列步驟，可以創(chuàng)建查詢以便返回特定城市（例如，天津）中客戶的訂單：

請注意將“客戶”表中的“ID”字段與“訂單”表中的“客戶 ID”字段連接起來的連線，它稱為聯(lián)接。該連線顯示了兩個表之間的關(guān)系。

清除“顯示”復選框可防止查詢在其結(jié)果中顯示城市，而在“條件”行中鍵入天津可指定您只想查看“城市”字段值為“天津”的記錄。在此情況下，該查詢只返回位于天津的客戶，即三川實業(yè)有限公司和森通。

請注意，您不必顯示某個字段就可以在條件中使用它。

該查詢將運行，然后顯示天津的客戶的訂單列表。

“另存為”對話框隨即出現(xiàn)。

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使用參數(shù)查詢詢問問題變體

有時，您可能希望運行與現(xiàn)有查詢略有差別的查詢。您可以更改原來的查詢以使用新條件，但是如果您經(jīng)常希望運行特定查詢的變體，請考慮使用參數(shù)查詢。在運行參數(shù)查詢時，查詢將提示您提供字段值，然后使用您所提供的值創(chuàng)建查詢條件。

在上一示例中，您已創(chuàng)建了一個返回位于天津的客戶的訂單的查詢。您可以通過下列步驟修改該查詢，以便在您每次運行該查詢時都提示您指定城市：

 注釋    如果已顯示導航窗格，則不必執(zhí)行該步驟。

字符串 [請指定城市] 是參數(shù)提示。方括號表示您希望查詢要求用戶輸入?yún)?shù)，方括號中的文本（本例中是請指定城市）是參數(shù)提示所顯示的問題。

 注釋    句號 (.) 和嘆號 (!) 都不能用作參數(shù)提示信息中的文本。

查詢將提示您輸入“城市”值。

該查詢將運行，然后顯示深圳客戶的訂單。

但是，如果您不知道可以指定哪些值，該怎么辦？為了使參數(shù)更加靈活，可以將通配符作為提示信息的一部分：

在此參數(shù)提示信息中，Like 關(guān)鍵字、“與”符號 (&) 和由引號括起來的星號 (*) 使用戶可以鍵入字符組合（包括通配符）以返回各種結(jié)果。例如，如果用戶鍵入 *，查詢將返回所有城市；如果用戶鍵入天，查詢將返回所有以“天”開頭的城市；如果用戶鍵入 *家*，查詢將返回所有包含“家”的城市。

在出現(xiàn)查詢提示時，鍵入深，然后按 Enter。

指定參數(shù)數(shù)據(jù)類型

您還可以指定參數(shù)應該接受的數(shù)據(jù)類型?？梢栽O置任何參數(shù)的數(shù)據(jù)類型，但尤其重要的是設置數(shù)值、貨幣或日期/時間數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)類型。在指定參數(shù)應該接受的數(shù)據(jù)類型后，如果用戶輸入錯誤類型的數(shù)據(jù)（例如，應該輸入貨幣，但輸入了文本），則會看到更有幫助的錯誤消息。

 注釋    如果將參數(shù)設置為接受文本數(shù)據(jù)，則輸入的任何內(nèi)容都將被解釋為文本，并且不會顯示任何錯誤消息。

若要指定查詢中參數(shù)的數(shù)據(jù)類型，請執(zhí)行以下步驟：

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根據(jù)數(shù)據(jù)進行計算

通常，不使用表存儲基于同一數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)計算得到的值。例如，羅斯文 2007 中的“訂單明細”表不存儲產(chǎn)品小計，因為任何給定產(chǎn)品的小計都可以使用存儲在“訂單明細”表中的“數(shù)量”、“單價”和“折扣”字段中的數(shù)據(jù)計算得到。

在某些情況下，計算得到的值可能會過期，因為這些值所基于的值發(fā)生了更改。例如，您可能不希望在表中存儲某人的年齡，因為您每年都必須更新該值；相反，您可以存儲此人的出生日期，然后在查詢中使用表達式來計算此人的年齡。

按照下列步驟可創(chuàng)建基于“訂單明細”表中的數(shù)據(jù)計算產(chǎn)品小計的查詢。

小計: ([數(shù)量]*[單價])-([數(shù)量]*[單價]*[折扣])

單擊“確定”。

這是計算字段。計算字段將每一種產(chǎn)品的數(shù)量乘以該產(chǎn)品的單價，將每一種產(chǎn)品的數(shù)量乘以該產(chǎn)品的單價和折扣，然后從總單價中減去總折扣。

該查詢將運行，并且顯示每個訂單的產(chǎn)品和小計列表。

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查看匯總或聚合數(shù)據(jù)

使用表記錄事務或存儲經(jīng)常出現(xiàn)的數(shù)值數(shù)據(jù)時，如果能夠查閱聚合數(shù)據(jù)（如總和或平均值）是非常有用的。

Access 允許通過添加“匯總”行來查看任何數(shù)據(jù)表 （數(shù)據(jù)表：以行列格式顯示的來自表、窗體、查詢、視圖或存儲過程的數(shù)據(jù)。）中的簡單聚合數(shù)據(jù)?！皡R總”行是位于數(shù)據(jù)表底部的行，可顯示匯總值或其他聚合值。

 注釋    不可向 Web 查詢的數(shù)據(jù)表添加“匯總”行。

按照下列步驟可以向在上一示例中創(chuàng)建的“產(chǎn)品小計”查詢添加“匯總”行：

數(shù)據(jù)表的底部隨即會出現(xiàn)一個新行，該行的第一列將顯示“匯總”一詞。

請注意，該單元格中將出現(xiàn)一個箭頭。

因為該列中包含文本數(shù)據(jù)，所以只有兩種選擇：“無”和“計數(shù)”。

單元格內(nèi)容將從“匯總”更改為列值的計數(shù)。

請注意，該單元格中將出現(xiàn)一個箭頭。

該字段將顯示列值的總和。

為更復雜的匯總創(chuàng)建匯總查詢

數(shù)據(jù)表中的“匯總”行非常有用，但對于更復雜的問題，應該使用匯總查詢。匯總查詢是一種選擇查詢，通過這種查詢可以對數(shù)據(jù)進行分組和匯總。例如，假設您想要查看每種產(chǎn)品的銷售總計。在匯總查詢中，可以使用 Sum 聚合函數(shù) （聚合函數(shù)：用于計算總計的函數(shù)。例如：SUM、COUNT、AVG 或 VAR。）來查看每種產(chǎn)品的銷售總計。

 注釋    不能在 Web 查詢中使用聚合函數(shù)。

按照下列步驟修改“產(chǎn)品小計”查詢，以使其按產(chǎn)品對產(chǎn)品小計進行匯總。

“產(chǎn)品小計”查詢將在設計視圖中打開。

“總計”行顯示在查詢設計網(wǎng)格中。

 注釋    盡管它們的名稱相似，但是設計網(wǎng)格中的“總計”行與數(shù)據(jù)表中的“匯總”行并不相同：

該查詢將運行，并且顯示包含小計的產(chǎn)品列表。

創(chuàng)建交叉表查詢以添加另一級別的分組

現(xiàn)在，假設您想要查看產(chǎn)品小計，但您還想要按月份進行聚合，以便每行顯示一種產(chǎn)品的小計，每列顯示一個月份的產(chǎn)品小計。要同時顯示一種產(chǎn)品的小計和一個月份的產(chǎn)品小計，請使用交叉表查詢 （交叉表查詢：這種查詢用于對記錄計算總計、平均值、計數(shù)或其他類型總計，然后按照兩類信息對結(jié)果進行分組：一組信息分布在數(shù)據(jù)表的左側(cè)，另一組分布在數(shù)據(jù)表的頂端。）。

 注釋    創(chuàng)建的 Web 查詢不可為交叉表查詢。

可以再次修改“產(chǎn)品小計”查詢，以使該查詢返回產(chǎn)品小計行和每月小計列。

在設計網(wǎng)格中，隱藏了“顯示”行，顯示了“交叉表”行。

月份: "月份 " & DatePart("m", [訂單日期])

該查詢將運行，并且顯示按月聚合的產(chǎn)品小計。

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使用其他表中的數(shù)據(jù)創(chuàng)建新表。

您可以使用生成表查詢，根據(jù)其他表中存儲的數(shù)據(jù)創(chuàng)建一個新表。

 注釋    創(chuàng)建的 Web 查詢不可為生成表查詢。

例如，假設您要將南京訂單的數(shù)據(jù)發(fā)送到使用 Access 準備報表的南京業(yè)務合作伙伴。您希望僅發(fā)送特定于南京訂單的數(shù)據(jù)，而不是發(fā)送所有訂單數(shù)據(jù)。

您可以構(gòu)建包含南京訂單數(shù)據(jù)的選擇查詢，然后按照下列步驟使用該選擇查詢創(chuàng)建新表：

演示如何啟用數(shù)據(jù)庫

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 注釋    如果數(shù)據(jù)庫位于受信任的位置，則不會出現(xiàn)消息欄，且無需啟用內(nèi)容。

在使用查詢結(jié)果創(chuàng)建表之前，請對其進行驗證。

“另存為”對話框隨即出現(xiàn)。

將顯示“生成表”對話框。

將創(chuàng)建新表，且該表顯示在導航窗格中。

 注釋    如果已存在使用您指定的名稱的表，該表將在查詢運行前被刪除。

因為存在“南京訂單”表，將會出現(xiàn)警告對話框。

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將其他表中的數(shù)據(jù)添加到一個表

您可以使用追加查詢檢索一個或多個表中的數(shù)據(jù)，并將這些數(shù)據(jù)添加到另一個表中。

 注釋    創(chuàng)建的 Web 查詢不可為追加查詢。

假設您創(chuàng)建了一個要與南京商業(yè)協(xié)會共享的表，但您發(fā)現(xiàn)該協(xié)會也在與石家莊地區(qū)的客戶合作。您希望在與該協(xié)會共享該表之前，將包含石家莊地區(qū)數(shù)據(jù)的行添加到該表中。

您可以按照下列步驟將石家莊地區(qū)的數(shù)據(jù)添加到在上一示例中創(chuàng)建的“南京訂單”表中：

將關(guān)閉“追加”對話框。在設計網(wǎng)格中，“顯示”行消失，并出現(xiàn)“追加到”行。

在本例中，“追加到”行的值應與“字段”行的值相匹配，但這并非追加查詢正常運行的必需條件。

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自動更改數(shù)據(jù)

您可以使用更新查詢來更改表中的數(shù)據(jù)，還可以使用更新查詢輸入條件以指定應更新哪些行。通過更新查詢，可以在執(zhí)行更新前查看要更新的數(shù)據(jù)。

要點  操作查詢無法撤消。應考慮對要使用更新查詢進行更新的所有表進行備份。

 注釋    創(chuàng)建的 Web 查詢不可為更新查詢。

在上一示例中，您向“南京訂單”表中追加了行。在“南京訂單”表中，“產(chǎn)品 ID”字段顯示數(shù)值“產(chǎn)品 ID”。為使這些數(shù)據(jù)對于報表更有用，您可能希望將產(chǎn)品 ID 替換為產(chǎn)品名稱。要替換產(chǎn)品 ID，必須首先將“南京訂單”表的“產(chǎn)品 ID”字段的數(shù)據(jù)類型從“數(shù)值”更改為“文本”，以便“產(chǎn)品 ID”字段可以接受產(chǎn)品名稱。

可以按照下列步驟更新“南京訂單”表中的值：

在設計網(wǎng)格中，“排序”和“顯示”行將消失，并且出現(xiàn)“更新到”行。

[產(chǎn)品].[產(chǎn)品名稱]

提示  可以在“更新到”行中使用空字符串 ("") 或 NULL，通過更新查詢來刪除字段值。

[產(chǎn)品 ID] Like ([產(chǎn)品].[ID])

其中，Like 關(guān)鍵字是必需的，因為您要比較的字段中包含不同類型的數(shù)據(jù)（“產(chǎn)品 ID”為文本數(shù)據(jù)，“ID”為數(shù)值數(shù)據(jù)）。

在“設計”選項卡上的“結(jié)果”組中，單擊“查看”，然后單擊“數(shù)據(jù)表視圖”。

查詢將返回要更新的“產(chǎn)品 ID”列表。

打開“南京訂單”表時，您會發(fā)現(xiàn)“產(chǎn)品 ID”字段中的數(shù)值已替換為“產(chǎn)品”表中的產(chǎn)品名稱。

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自動刪除數(shù)據(jù)

您可以使用刪除查詢來刪除表中的數(shù)據(jù)，并且可以使用刪除查詢輸入條件來指定應刪除的行。通過刪除查詢，您可以在執(zhí)行刪除操作前查看要刪除的行。

 注釋    創(chuàng)建的 Web 查詢不可為刪除查詢。

假設您正準備將“南京訂單”表（在上一示例中更新）發(fā)送到南京商業(yè)協(xié)會，但您注意到某些行包含一些空字段。您希望在發(fā)送該表之前刪除這些包含空字段的行。您可以直接打開該表，手動刪除這些行。但是，如果存在大量需要刪除的行，并且您具有有關(guān)應刪除哪些行的明確條件，您會發(fā)現(xiàn)使用刪除查詢非常便利。

按照以下步驟，可以使用查詢來刪除“南京訂單”表中的不包含“訂單 ID”值的行：

在設計網(wǎng)格中，“排序”和“顯示”行將消失，并且出現(xiàn)“刪除”行。

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