了解 Access 數據庫的結構
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了解 Access 數據庫的結構
通過熟悉數據庫中的表、窗體、查詢和其他對象，可以更加輕松地執(zhí)行各種任務，例如將數據輸入到窗體中、添加或刪除表、查找并替換數據以及運行查詢。
本文簡要介紹了 Access 數據庫的結構。Access 提供了一些可用于熟悉特定數據庫結構的工具。本文還說明了使用每種工具的方法、時間和原因。
注釋 本文介紹由一個或一組文件組成的傳統(tǒng) Access 數據庫，這些文件包含所有數據和應用程序功能，如數據輸入窗體。本文的某些內容對 Web 數據庫（使用 SharePoint Server，通過 Access Services 發(fā)布到 Web 的一種新的 Access 數據庫）不適用。有關 Web 數據庫的詳細信息，請參閱文章構建在 WEB 上共享的數據庫。
本文內容
概述
數據庫是一個關于特定主題或用途的信息的集合，例如關于跟蹤客戶訂單或維護音樂收藏。如果數據庫未存儲在計算機上，或者只有部分內容存儲在計算機上，則可能要從必須協(xié)調和組織的各種源中跟蹤信息。
例如，假設您的供應商電話號碼存儲在以下不同位置：在包含供應商電話號碼的卡文件中、在文件柜內的產品信息文件中、在包含訂單信息的電子表格中。如果供應商的電話號碼發(fā)生了變化，則可能必須在所有這三個地方更新該信息。在精心設計的 Access 數據庫中，只存儲一次電話號碼，所以只需在一個地方更新該信息。因此，在更新供應商的電話號碼時，會在數據庫中任何使用該電話號碼的地方自動更新此電話號碼。
ACCESS 數據庫文件
您可以使用 Access 在一個文件中管理您的所有信息。在 Access 數據庫文件中，您可以使用：
| ✍ | 表來存儲數據。 |
| ✍ | 查詢來查找和檢索所需數據。 |
| ✍ | 窗體來查看、添加和更新表中的數據。 |
| ✍ | 報表來分析或打印特定布局中的數據。 |
只需在一個表中存儲一次數據，但卻可以從多個地點查看此數據。當您更新數據時，會在出現(xiàn)該數據的任何地方自動更新該數據。
通過查詢檢索數據。
使用窗體查看或輸入數據。
使用報表顯示或打印數據。
所有這些內容（表、查詢、窗體和報表）都是數據庫對象 （數據庫對象：ACCESS 數據庫包含諸如表、查詢、窗體、報表、頁、宏和模塊等對象。ACCESS 項目包含諸如窗體、報表、頁、宏和模塊等對象。）。
注釋 某些 Access 數據庫包含指向存儲在其他數據庫中的表的鏈接。例如，您的一個 Access 數據庫可能只包含表，而另一個 Access 數據庫包含指向這些表的鏈接以及基于鏈接表的查詢、窗體和報表。大多數情況下，無論表是鏈接的表還是實際存儲在數據庫中，都無關緊要。
表和關系
要存儲數據，可以為跟蹤的每種信息創(chuàng)建一個表。信息類型可能包括客戶信息、產品和訂單詳細信息。要在查詢、窗體或報表中收集多個表中的信息，您需要定義表之間的關系。
注釋 在 Web 數據庫中，不可使用“關系”對象選項卡來創(chuàng)建關系。可以使用查閱字段在 Web 數據庫中創(chuàng)建關系。
曾經存在于郵寄列表中的客戶信息現(xiàn)在位于“客戶”表中。
曾經存在于電子表格中的訂單信息現(xiàn)在位于“訂單”表中。
諸如客戶 ID 之類的唯一 ID 用于在表中將一個記錄與另一個記錄區(qū)分開來。通過將一個表的唯一 ID 字段添加到另一個表中并定義這兩個字段之間的關系，Access 可以匹配這兩個表中的相關記錄，以便您可以在窗體、報表或查詢中收集相關記錄。
查詢
通過查詢，可以幫助您查找和檢索滿足您指定的條件的數據，包括多個表中的數據。您也可以使用查詢同時更新或刪除多個記錄，以及對數據執(zhí)行預定義或自定義的計算。
注釋 不可使用查詢來更新或刪除 Web 數據庫中的記錄。
“客戶”表具有有關客戶的信息。
“訂單”表具有有關客戶訂單的信息。
此查詢從“訂單”表中檢索“訂單 ID”和“訂購日期”數據，從“客戶”表中檢索“公司名稱”和“城市”數據。此查詢只返回總部設在倫敦的客戶在四月份下達的訂單。
窗體
您可以使用窗體一次一行地輕松查看、輸入和更改數據，也可以使用窗體執(zhí)行其他操作，例如向另一個應用程序發(fā)送數據。窗體通常包含鏈接到表中基礎字段的控件。當您打開窗體時，Access 會從其中的一個或多個表中檢索數據，然后用創(chuàng)建窗體時所選擇的布局顯示數據。您可以使用功能區(qū)上的一個“窗體”命令（窗體向導）來創(chuàng)建窗體，或者在“設計”視圖中自己創(chuàng)建窗體。
注釋 可以使用“布局”視圖（而不是“設計”視圖）來創(chuàng)建 Web 數據庫中的窗體和報表。
表同時顯示了許多記錄，但您可能必須水平滾動屏幕才能看到一個記錄中的所有數據。另外，當您查看表時，您無法同時更新多個表中的數據。
窗體一次只側重于一條記錄，它可以顯示多個表中的字段，也可以顯示圖片和其他對象。
窗體可以包含一個按鈕，通過單擊此按鈕，可以打印報表、打開其他對象或以其他方式自動執(zhí)行任務。
報表
您可以使用報表快速分析數據，或用某種印好的固定格式或其他格式呈現(xiàn)數據。例如，您可能會向同事發(fā)送一份對數據進行分組并計算總計的報表。或者用為打印郵件標簽而進行了格式設置的地址數據創(chuàng)建一份報表。
使用報表創(chuàng)建郵件標簽。
使用報表顯示圖表中的總計。
使用報表顯示計算的總計。
既然您了解了 Access 數據庫的基本結構，現(xiàn)在請繼續(xù)閱讀本文，學習如何使用內置工具來深入了解特定的 Access 數據庫。
查看有關數據庫中的對象的詳細信息
了解特定數據庫的一個最佳方法是使用“數據庫文檔管理器”。您可以使用“數據庫文檔管理器”構建一個包含數據庫對象詳細信息的報表。您首先選擇將在報表中詳細說明的對象。當運行“數據庫文檔管理器”時，其報表包含有關所選數據庫對象的所有數據。
| 1. | 打開要在其中做記錄的數據庫。 |
| 2. | 在“數據庫工具”選項卡上的“分析”組中，單擊“數據庫文檔管理器”。 |
| 3. | 在“文檔管理器”對話框中，單擊表示您要記錄的數據庫對象類型的選項卡。要創(chuàng)建關于數據庫中所有對象的報表，請單擊“所有對象類型”選項卡。 |
| 4. | 選擇選項卡上列出的一個或多個對象。要選擇選項卡上的所有對象，請單擊“全選”。 |
| 5. | 單擊“確定”。 |
“數據庫文檔管理器”將創(chuàng)建一個包含每個選定對象的詳細數據的報表，然后在“打印預覽”中打開此報表。例如，如果對數據輸入窗體運行“數據庫文檔管理器”，則文檔管理器創(chuàng)建的報表將列出整個窗體的屬性、窗體中每個部分的屬性、窗體上任何按鈕、標簽、文本框和其他控件的屬性以及與窗體關聯(lián)的任何代碼模塊和用戶權限。
| 6. | 要打印報表，請在“打印預覽”選項卡上的“打印”組中單擊“打印”。 |
在“設計”視圖中深入了解表
注釋 “設計”視圖不可用于 Web 數據庫中的表。
如果在“設計”視圖中打開表，則可以詳細查看表的結構。例如，您可以查找每個字段的數據類型設置，查找任何輸入掩碼 （輸入掩碼：一種格式，由字面顯示字符（如括號、句號和連字符）和掩碼字符（用于指定可以輸入數據的位置以及數據種類、字符數量）組成。），或查看表是否使用了任何查閱字段（使用查詢從其他表中提取數據的字段）。此信息非常有用，因為數據類型和輸入掩碼可能會影響您查找數據和運行更新查詢的能力。例如，假設您想使用更新查詢通過復制另一表中相似字段的數據來更新某一個表中的特定字段。如果源表和目標表中每個字段的數據類型都不匹配，則將不會運行查詢。
| 1. | 打開要分析的數據庫。 |
| 2. | 在導航窗格中，右鍵單擊要瀏覽的表，然后單擊快捷菜單上的“設計視圖”。 |
| 3. | 根據需要，記錄每個表字段的名稱以及分配給每個字段的數據類型。 |
分配給字段的數據類型可能會限制用戶可在字段中輸入的數據的大小和類型。例如，可能會限制用戶在文本字段中最多輸入 20 個字符，用戶無法在設為“數值”數據類型的字段中輸入文本數據。
| 4. | 要確定字段是否為查閱字段，請單擊“字段屬性”下面表設計網格下面部分中的“查閱”選項卡。 |
查閱字段會顯示一組值（一個或多個字段，例如名字和姓氏），但是通常會存儲另一組值（一個字段，例如數值 ID）。例如，查閱字段可能會存儲員工的 ID 號碼（存儲值），但是它會顯示員工的姓名（顯示值）。在表達式或在查找和替換操作中使用查閱字段時，所使用的是存儲值而不是顯示值。為了確保讓使用查閱字段的表達式或查找和替換操作能夠按照期望的方式發(fā)揮作用，最好的方法是熟悉查閱字段的存儲值和顯示值。
下圖顯示了一個典型的查閱字段。請記住，在字段的“行來源”屬性中看到的設置將會發(fā)生變化。
此處所顯示的查閱字段通過查詢從另一個表中檢索數據。您可能也會看到另一種叫做值列表的查閱字段，這種查閱字段使用硬編碼的選項列表。此圖顯示了典型的值列表。
默認情況下，值列表使用文本數據類型。
查找查閱和值列表的最佳方法是顯示“查閱”選項卡，然后為表中的每個字段單擊“數據類型”列中的條目。有關創(chuàng)建查閱字段和值列表的更多信息，請參見“請參閱”部分中的鏈接。
查看表之間的關系
注釋 在 Web 數據庫中不能使用“關系”對象選項卡。
要查看數據庫中表的圖形顯示、每個表中的字段以及這些表之間的關系，請使用“關系”對象選項卡。“關系”對象選項卡提供了數據庫的表和關系結構的總體情況，當需要創(chuàng)建或更改表之間的關系時，這些信息非常重要。
注釋 還可以使用“關系”對象選項卡來添加、更改或刪除關系。
| ✍ | 打開要分析的數據庫。 |
| ✍ | 在“數據庫工具”選項卡上的“關系”組中，單擊“關系”。 |
此時將出現(xiàn)“關系”對象選項卡，并會顯示打開的數據庫中所有表之間的關系。
了解對象如何使用其他對象
“對象相關性”窗格說明了數據庫對象（例如表、窗體、查詢和報表）與其他對象的交互方式或從屬關系。
通過使用“對象相關性”窗格，可以幫助避免無意中刪除記錄源。例如，假設您的“銷售”數據庫中有一個“季度訂單”查詢，而您不再需要該查詢。那么，在刪除該查詢之前，應該查明該數據庫中是否有任何其他對象（如窗體或報表）將查詢用作數據源。然后，可以修改相關對象以刪除對查詢的引用，或者可以將相關對象與查詢一起刪除。通過查看相關對象的完整列表，您不需要手動檢查對象屬性，并且可以查找手動審核可能會漏掉的詳細信息，從而可以幫助您節(jié)省時間并最大程度地減小錯誤。
在想要更改數據庫對象的設計時，“對象相關性”窗格可能也非常有用，因為它可以向您顯示更改設計會對其他對象有何影響。您應該使用“對象相關性”窗格來幫助您計劃主要的設計更改。
使用“對象相關性”窗格
| 1. | 打開要調查的數據庫。 |
| 2. | 在導航窗格中，選擇或打開表、窗體、報表或查詢。 |
| 3. | 在“數據庫工具”選項卡上的“關系”組中，單擊“對象相關性”。 |
| 4. | 如果出現(xiàn)提示，請單擊“確定”以更新相關性信息。 |
注釋 更新相關性信息可能需要一些時間。
此時將出現(xiàn)“對象相關性”窗格。
| 5. | 要查看使用在步驟 2 中選定的對象的對象列表，請單擊窗格頂部的“從屬對象”。要查看選定對象所使用的對象的列表，請單擊“引用對象”。 |
| 6. | 要查看對象的相關性信息，請單擊該對象旁邊的展開 (+) 圖標。Access 最多可顯示四個級別的對象相關性。 |
在使用“對象相關性”窗格時請記?。?/span>
| ✍ | 只有當您有權在“設計”視圖中打開對象時才可以使用相關性信息。 |
| ✍ | 此窗格不會顯示宏和代碼模塊的信息。 |
| ✍ | 此窗格只適用于表、窗體、報表和除以下查詢類型之外的查詢： |
| ✍ | 操作查詢 — 用于插入、更新或刪除數據的查詢 |
| ✍ | 特定于 SQL 的查詢，包括聯(lián)合查詢、數據定義查詢和傳遞查詢 |
| ✍ | 子查詢 |
當 Access 遇到嵌套查詢時，將只為最外面的查詢生成相關性信息。此規(guī)則同樣適用于查詢的子數據表的源表和查詢，以及查閱字段。
| ✍ | 通過搜索“名稱自動更正”功能所維護的名稱映射，Access 將生成相關性信息，在您重命名窗體、報表、表、查詢、字段或窗體和報表上的控件時，“名稱自動更正”功能會自動更正產生的常見副作用。如果禁用了“跟蹤名稱自動更正信息”，則系統(tǒng)將提示您啟用該功能，然后您才能查看相關性信息。 |