Microsoft Access 中的新增功能

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Microsoft Access 中的新增功能

在 Microsoft Access 2010 中，可以生成 Web 數(shù)據(jù)庫并將它們發(fā)布到 SharePoint 網(wǎng)站。

SharePoint 訪問者可以在 Web 瀏覽器中使用您的數(shù)據(jù)庫應用程序，并使用 SharePoint 權限來確定哪些用戶可以看到哪些內容。您可以從使用模板開始，以便可以立即開始協(xié)作。很多其他增強功能支持這個新的 Web 發(fā)布功能，而且還提供了傳統(tǒng)桌面數(shù)據(jù)庫具有的好處。

Access 2010 用戶界面也發(fā)生了變化。如果您不熟悉 Office Access 2007，則功能區(qū)和導航窗格對您來說可能是新內容。功能區(qū)取代了以前版本中的菜單和工具欄。導航窗格取代并擴展了數(shù)據(jù)庫窗口的功能。Access 2010 中新增的 Backstage 視圖使您能夠訪問應用于整個數(shù)據(jù)庫的所有命令（例如壓縮和修復）或來自“文件”菜單的命令。

本文介紹 Office Access 2007 和 Access 2010 中引入的功能。如果您需要獲取 Access 的一般簡介，請參閱 ACCESS 2010 入門一文。

本文內容

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概述

全新的用戶界面

更強大的對象創(chuàng)建工具

新的數(shù)據(jù)類型和控件

改進的數(shù)據(jù)顯示

增強的安全性

排查故障的更佳方式

增強的校對工具

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概述

如果您能夠訪問配置了訪問服務的 SharePoint 網(wǎng)站，則可以使用 Access 2010 來創(chuàng)建 Web 數(shù)據(jù)庫。人們可以在 Web 瀏覽器窗口中使用您的數(shù)據(jù)庫，但您必須使用 Access 2010 來進行設計更改。雖然一些桌面數(shù)據(jù)庫功能沒有轉換到 Web 上，但可以通過使用新功能（例如計算字段和數(shù)據(jù)宏）來執(zhí)行許多相同的操作。

在 WEB 上共享數(shù)據(jù)庫

 注釋    您可以運行新增的 Web 兼容性檢查器來幫助您識別和修復任何兼容性問題。

有關 Web 數(shù)據(jù)庫的詳細信息，請參閱生成可在 WEB 上共享的數(shù)據(jù)庫一文。

新的宏生成器

Access 2010 包含一個新的宏生成器，它具有智能感知功能和整齊簡潔的界面。

從列表中選擇操作...

...或雙擊“操作目錄”中的操作來將其添加到宏中。

在您處理宏時會顯示“設計”選項卡。

添加操作時，宏生成器中會顯示更多選項。例如，在添加“If”操作時，您會看到：

除了傳統(tǒng)宏外，還可以使用新的宏生成器來創(chuàng)建數(shù)據(jù)宏。數(shù)據(jù)宏是一個新功能。

數(shù)據(jù)宏：根據(jù)事件更改數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)宏有助于支持 Web 數(shù)據(jù)庫中的聚合，并且還提供了一種在任何 Access 2010 數(shù)據(jù)庫中實現(xiàn)“觸發(fā)器”的方法。

例如，假設您有一個“已完成百分比”字段和一個“狀態(tài)”字段。您可以使用數(shù)據(jù)宏進行如下設置：當“狀態(tài)”設置為“已完成”時，將“已完成百分比”設置為 100；當“狀態(tài)”設置為“未開始”時，將“已完成百分比”設置為 0。

增強的表達式生成器

表達式生成器現(xiàn)在具有智能感知功能，因此您可以在鍵入時看到需要的選項。它還在“表達式生成器”窗口中顯示有關當前選擇的表達式值的幫助。例如，如果選擇 Trim 函數(shù)，表達式生成器會顯示：

Trim(string) 返回一個字符串類型變量，該變量包含不帶先導空格和尾隨空格的指定字符串的副本。

計算字段

可以創(chuàng)建顯示計算結果的字段。計算必須引用同一表中的其他字段?？梢允褂帽磉_式生成器來創(chuàng)建計算。

表有效性規(guī)則

 注釋    此功能是在 Access 2007 中引入的。

如果更改的記錄要驗證指定的規(guī)則，可以創(chuàng)建阻止數(shù)據(jù)輸入的規(guī)則。與字段有效性規(guī)則不同，表有效性規(guī)則可以檢查多個字段的值?？梢允褂帽磉_式生成器來創(chuàng)建有效性規(guī)則。

用來創(chuàng)建完整應用程序的數(shù)據(jù)庫模板

Access 2010 包括一套經過專業(yè)化設計的數(shù)據(jù)庫模板，可用來跟蹤聯(lián)系人、任務、事件、學生和資產，以及其他類型的數(shù)據(jù)。您可以立即使用它們，或者對其進行增強和調整，以完全按照您所需的方式跟蹤信息。

每個模板都是一個完整的跟蹤應用程序，其中包含預定義表、窗體、報表、查詢、宏和關系。這些模板被設計為可立即使用，這樣，您就可以快速開始工作。如果模板設計符合您的需求，則可以直接開始工作。如果不符合，則可以使用模板作為一個良好的開端，創(chuàng)建滿足您的特定需求的數(shù)據(jù)庫。

除了 Access 2010 中包括的模板外，您還可以連接到 Office.com 來下載更多的模板。

用來向現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫中添加功能的應用程序部件

您可以通過使用應用程序部件輕松地向現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫中添加功能。應用程序部件是 Access 2010 中的新增功能，它是一個模板，構成數(shù)據(jù)庫的一部分（例如，預設格式的表或者具有關聯(lián)窗體和報表的表）。例如，如果向數(shù)據(jù)庫中添加“任務”應用程序部件，您將獲得“任務”表、“任務”窗體以及用于將“任務”表與數(shù)據(jù)庫中的其他表相關聯(lián)的選項。

改進的數(shù)據(jù)表視圖

無需提前定義字段即可創(chuàng)建表以及開始使用表 - 只需單擊“創(chuàng)建”選項卡上的“表”，然后開始在出現(xiàn)的新數(shù)據(jù)表中輸入數(shù)據(jù)即可。Access 2010 會自動確定適合每個字段的最佳數(shù)據(jù)類型，這樣，您便能立刻開始工作。“單擊以添加”列向您顯示添加新字段的位置。如果您需要更改新字段或現(xiàn)有字段的數(shù)據(jù)類型或顯示格式，可以通過使用功能區(qū)上“字段”選項卡中的命令進行更改。您還可以將 Microsoft Excel 表中的數(shù)據(jù)粘貼到新的數(shù)據(jù)表中，Access 2010 會自動創(chuàng)建所有字段并識別數(shù)據(jù)類型。  

“字段列表”窗格

“字段列表”窗格是在 Access 2007 中引入的，可用于添加其他表中的字段。您可以從記錄源中的表、數(shù)據(jù)庫中的相關表或不相關表中拖動字段。如果需要表之間的某種關系，則會自動創(chuàng)建該關系，或者您在整個過程中都會得到提示。

布局視圖幫助您加快窗體和報表的設計速度

在查看窗體或報表中的數(shù)據(jù)的同時，可以使用布局視圖來更改設計。

“布局”視圖相對于 Access 2007 進行了一些改進。您在為網(wǎng)站設計窗體或報表時，將會用到“布局”視圖。

例如，可以通過從“字段列表”窗格拖動一個字段的方式在設計網(wǎng)格中添加一個字段；或者通過使用屬性表來更改屬性。

使用控件布局保持內容整潔

Office Access 2007 中引入的布局是可作為一個單元移動和調整大小的控件組。在 Access 2010 中，對布局進行了增強，允許更加靈活地在窗體和報表上放置控件?？梢运交虼怪辈鸱只蚝喜卧?，從而使您能夠輕松地重排字段、列或行。

在設計 Web 數(shù)據(jù)庫時，必須使用布局視圖，但設計視圖仍可用于桌面數(shù)據(jù)庫設計工作。

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全新的用戶界面

Office Access 2007 中引入并在 Access 2010 中增強的全新用戶界面旨在使您能夠輕松地查找命令和功能。過去，命令和功能常常深藏在復雜的菜單和工具欄中。

功能區(qū)

功能區(qū)是包含按特征和功能組織的命令組的選項卡集合。功能區(qū)取代了 Access 的早期版本中分層的菜單和工具欄。

功能區(qū)的重要功能包括：

BACKSTAGE 視圖

Access 2010 中新增的 Backstage 視圖包含應用于整個數(shù)據(jù)庫的命令，例如壓縮和修復或打開新數(shù)據(jù)庫。命令排列在屏幕左側的選項卡上，并且每個選項卡都包含一組相關命令或鏈接。例如，如果單擊“新建”，將會顯示一組按鈕。您可利用這些按鈕從頭創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫，或從經過專業(yè)化設計的數(shù)據(jù)庫模板庫中選擇一個模板來創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫。

除了您最近打開的數(shù)據(jù)庫和（如果您連接到 Internet）指向 office.com 文章的鏈接外，Backstage 視圖中提供的許多命令可在早期版本的 Access 的“文件”菜單中找到。

導航窗格

Access 2007 中引入的導航窗格列出了當前打開的數(shù)據(jù)庫中的所有對象，并可讓用戶輕松訪問這些對象。可使用導航窗格按對象類型、創(chuàng)建日期、修改日期和相關表（基于對象相關性）組織對象，或在您創(chuàng)建的自定義組中組織對象。您是否需要更多空間來設計窗體？您可以輕松地折疊導航窗格，使之只占用極少的空間，但仍保持可用。導航窗格取代了在 Access 2007 之前的 Access 版本中使用的數(shù)據(jù)庫窗口。

選項卡式對象

默認情況下，表、查詢、窗體、報表和宏在 Access 窗口中都顯示為選項卡式對象。

 注釋    可以針對單個數(shù)據(jù)庫更改此設置，并使用對象窗口來代替選項卡。

通過單擊對象選項卡，可以在各種對象間輕松切換。

“幫助”窗口

使用 Access 2010，可以輕松地從同一個“幫助”窗口同時訪問 Access 幫助和《開發(fā)人員參考》內容。例如，您可以輕松地將搜索范圍更改為僅限于《開發(fā)人員參考》內容。不論您在“幫助”窗口中做何種設置，Office.com 或 MSDN 上都始終聯(lián)機提供所有 Access 幫助和《開發(fā)人員參考》內容。

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更強大的對象創(chuàng)建工具

Access 2010 為創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫對象提供了直觀的環(huán)境。

“創(chuàng)建”選項卡

使用“創(chuàng)建”選項卡可快速創(chuàng)建新窗體、報表、表、查詢及其他數(shù)據(jù)庫對象。如果在導航窗格中選擇了一個表或查詢，則可以通過單擊一下“窗體”或“報表”命令，基于該對象來創(chuàng)建新的窗體或報表。

通過此單擊一下過程創(chuàng)建的新窗體和報表使用更新的設計來幫助使其外觀更精美，并且可以立即投入使用。自動生成的窗體和報表具有專業(yè)的外觀設計，并帶有包括一個徽標和一個標題的頁眉。此外，自動生成的報表還包括日期和時間信息，以及含有很多信息的頁腳和總計。

報表視圖和布局視圖

Office Access 2007 中引入并在 Access 2010 中增強的這些視圖允許您交互處理窗體和報表。通過使用報表視圖，您可以瀏覽精確呈現(xiàn)的報表，而不必打印它或在打印預覽中顯示它。若要重點查看某些記錄，可以使用篩選功能，或使用“查找”操作來搜索匹配的文本。可以使用“復制”命令將文本復制到剪貼板上，或單擊報表中顯示的活動超鏈接以在瀏覽器中打開鏈接。

使用“布局”視圖，可以在瀏覽數(shù)據(jù)時更改設計。您可以在查看窗體或報表中的數(shù)據(jù)時使用“布局”視圖進行許多常見設計更改。例如，可以通過從新的“字段列表”窗格中拖動字段名稱來添加字段，或者通過使用屬性表來更改屬性。

“布局”視圖現(xiàn)在提供經過改進的設計布局。這些布局是一系列控件組，您可以將它們作為一個整體來調整，這樣您就可以輕松重排字段、列、行或整個布局。您還可以在“布局”視圖中輕松刪除字段或添加格式。

方便地在報表中創(chuàng)建分組和排序

Office Access 2007 引入了一種更好且更易于訪問的方法來在報表中進行分組和排序以及添加總計。界面易于導航和理解，并且在與新的布局視圖結合使用時，您可以立即看到更改效果。

假設您希望按區(qū)域查看一個報表中的總銷售額。使用“布局”視圖和“分組、排序和匯總”窗格來添加組級別并請求匯總，即可在報表中看到實時更改。通過使用“總計”行，可以輕松地在報表頁眉或頁腳中添加總和、平均值、計數(shù)、最大值或最小值。簡單的總計不再需要手動創(chuàng)建計算字段。現(xiàn)在，您只需指向字段并單擊即可。

幫助創(chuàng)建完美的窗體和報表的改進的控件布局

窗體和報表通常包含表格式信息，例如包含客戶名稱的列或包含客戶所有字段的行。您可以將這些控件（包括標簽）分組到可作為一個單元輕松操作的布局中。

由于您可以從不同的部分選擇控件，例如頁眉或頁腳部分中的標簽，因此存在著很大的靈活性。您可以輕松：

布局是隨您的設計一起保存的，因此它們保持可用。

便于快速瀏覽數(shù)據(jù)的分割窗體

 注釋    此功能是在 Access 2007 中引入的。

使用分割窗體可以創(chuàng)建合并了“數(shù)據(jù)表”視圖和“窗體”視圖的窗體?？梢栽O置一個屬性來告知 Access 將數(shù)據(jù)表放在頂部、底部、左側還是右側。

 注釋    分割窗體不適用于 Web 數(shù)據(jù)庫。

窗體和報表中嵌入的宏

Office Access 2007 中引入了嵌入的宏。

使用嵌入的宏就可以不必編寫代碼。嵌入的宏存儲在屬性中，是它所屬對象的一部分。可以更改嵌入宏的設計，而不必擔心其他控件可能會使用該宏，因為每個嵌入的宏都是獨立的?？梢孕湃吻度氲暮?，因為系統(tǒng)會自動禁止它們執(zhí)行某些可能不安全的操作。

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新的數(shù)據(jù)類型和控件

Access 2010 中新增的計算字段允許您存儲計算結果。Office Access 2007 引入了以下新增的和增強的數(shù)據(jù)類型和控件：

計算字段

您可以創(chuàng)建一個字段，以顯示根據(jù)同一表中的其他數(shù)據(jù)計算而來的值。可以使用表達式生成器來創(chuàng)建計算，以便您可以受益于智能感知功能并輕松訪問有關表達式值的幫助。

其他表中的數(shù)據(jù)不能用作計算數(shù)據(jù)的源。計算字段不支持某些表達式。

多值字段

Office Access 2007 中引入的多值字段可以為每條記錄存儲多個值。假設您需要將一個任務分配給您的一名員工或一個承包人，而您希望把它分配給多個人。在大多數(shù)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和 Office Access 2007 之前的 Access 版本中，必須創(chuàng)建一個多對多關系才能成功完成這項工作。

 注釋    Access 創(chuàng)建了一個隱藏表來為每個多值字段維護必要的多對多關系。

當您處理包含 Windows SharePoint Services 中所用的多值字段類型之一的 SharePoint 列表時，多值字段尤其適用。Access 2010 與這些數(shù)據(jù)類型兼容。

文件的附件字段

附件數(shù)據(jù)類型允許您在數(shù)據(jù)庫中輕松存儲所有種類的文檔和二進制文件，而不會使數(shù)據(jù)庫大小發(fā)生不必要的增長。如果可能，Access 會自動壓縮附件，以將所占用的空間降到最小。您是否希望將 Word 文檔附加到記錄中或將一系列數(shù)碼圖片保存到數(shù)據(jù)庫中？使用附件會使這些任務變得更容易。您甚至可以將多個附件添加到一條記錄中。

 注釋    您可以在 Web 數(shù)據(jù)庫中使用附件字段，但是每個 Web 表最多只能有一個附件字段。

“備注”字段現(xiàn)在存儲格式文本并支持修訂歷史記錄

Office Access 2007 中引入的格式文本備注字段意味著記錄中不再僅限于使用純文本?？梢允褂眠x項（例如加粗、傾斜、其他字體和顏色以及其他常用格式設置選項）來設置文本格式并將文本存儲在數(shù)據(jù)庫中。格式豐富的文本以基于 HTML 的格式（與 Windows SharePoint Services 中的格式文本數(shù)據(jù)類型兼容）存儲在“備注”字段中。將新的“文本格式”屬性設置為“格式文本”或“純文本”后，便會在文本框控件和數(shù)據(jù)表視圖中正確地設置信息的格式。

“備注”字段用來存儲大量信息?？梢詫ⅰ皟H追加”屬性配置為保留對“備注”字段的所有更改的歷史記錄。然后，您可以查看這些更改的歷史記錄。該功能還支持 Windows SharePoint Services 中的跟蹤功能，因此，您還可以使用 Access 來查看 SharePoint 列表內容歷史記錄。

用于選取日期的日歷

 注釋    此功能是在 Access 2007 中引入的。

采用“日期/時間”數(shù)據(jù)類型的字段和控件會自動獲得對 Access 2007 中所引入的內置交互式日歷的支持。日歷按鈕自動出現(xiàn)在日期的右側。想知道本周五的日期嗎？單擊該按鈕，日歷即會自動出現(xiàn)，以允許您查找和選擇該日期。您可以選擇使用屬性來為某個字段或控件關閉日歷。

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改進的數(shù)據(jù)顯示

新增的數(shù)據(jù)顯示功能可幫助您更快地創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫對象，然后更輕松地分析數(shù)據(jù)。

增強的排序和篩選工具

假設您需要快速找到匹配值或對數(shù)據(jù)列進行排序。Office Access 2007 中引入的自動篩選功能增強了本已十分強大的篩選功能，使得您可以快速聚焦于所需的數(shù)據(jù)。您可以從列中的唯一值中輕松選擇，這在您記不起所需的名稱時非常有用；您還可以通過使用簡明語言上下文菜單選項（例如“從最舊到最新排序”或“從最小到最大排序”）來對值進行排序。

可以輕松地在菜單命令中找到最常用的篩選選項，還可以使用快速篩選器基于輸入的數(shù)據(jù)限制信息?？焖俸Y選器選項根據(jù)數(shù)據(jù)類型自動變化，因此，您將看到符合數(shù)據(jù)類型的文本、日期和數(shù)值信息選項。

數(shù)據(jù)表中的總計和交替背景色

“數(shù)據(jù)表”視圖提供了“總計”行，在該行中可以顯示總和、計數(shù)、平均值、最大值、最小值、標準偏差或方差。添加“總計”行后，指向列單元格中的箭頭并選擇所需的計算。

數(shù)據(jù)表、報表和連續(xù)窗體支持行的交替背景色，您可以配置有別于默認背景色的背景色?？梢暂p松做到每隔一行加底紋，而且您可以選擇任何顏色。

條件格式

Access 2010 新增了設置條件格式功能，使您能夠實現(xiàn)一些與 Excel 中提供的相同的格式樣式。例如，您現(xiàn)在可以添加數(shù)據(jù)條以使數(shù)字列看起來更清楚，如下圖中所示：

 注釋    條件格式不適用于 Web 數(shù)據(jù)庫。

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增強的安全性

利用增強的安全功能以及與 Windows SharePoint Services 的高度集成，可以更有效地管理，并使您能夠讓自己的信息跟蹤應用程序比以往更加安全。通過將跟蹤應用程序數(shù)據(jù)存儲在 Windows SharePoint Services 上的列表中，可以審核修訂歷史記錄、恢復已刪除的信息以及配置數(shù)據(jù)訪問權限。

Office Access 2007 引入了一個新的安全模型，Access 2010 繼承了此安全模型并對其進行了改進。統(tǒng)一的信任決定與 Microsoft Office 信任中心相集成。通過受信任位置，可以很方便地信任安全文件夾中的所有數(shù)據(jù)庫。您可以加載禁用了代碼或宏的 Office Access 2007 應用程序，以提供更安全的“沙盒”（即，不安全的命令不得運行）體驗。受信任的宏以沙盒模式運行。

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使用 INFOPATH 表單和 OUTLOOK 收集數(shù)據(jù)

Office Access 2007 中引入的數(shù)據(jù)收集功能可幫助您使用 Outlook 以及（可選）InfoPath 來收集反饋。您可以自動生成 InfoPath 表單或 HTML 表單并將其嵌入到電子郵件的正文中。然后，您可以將該表單發(fā)送給從 Outlook 聯(lián)系人中選擇的收件人，或發(fā)送給存儲在您的 Access 數(shù)據(jù)庫中某個字段中的收件人姓名。

您是選擇收集新信息，還是更新現(xiàn)有信息。收件人然后填寫窗體并返回它。Outlook 識別傳入窗體并自動將數(shù)據(jù)存儲在您的 Access 數(shù)據(jù)庫中，因此無需重新鍵入。

導出為 PDF 和 XPS

在 Access 2010 中，您可以將數(shù)據(jù)導出為 PDF（可移植文檔格式）或 XPS（XML 紙張規(guī)范）文件格式以進行打印、發(fā)布和電子郵件分發(fā)，前提是您首先將 Publish 作為 PDF 或 XPS 加載項安裝。通過將窗體、報表或數(shù)據(jù)表導出為 .pdf 或 .xps 文件，可以通過保留了所有格式特征的便于分發(fā)的窗體來捕獲信息，其他人不需要在其計算機上安裝 Access 便可打印或審閱您的輸出。

處理外部數(shù)據(jù)更加容易

現(xiàn)在可連接到作為外部數(shù)據(jù)源的 Web 服務。您將需要由 Web 服務管理員提供的 Web 服務定義文件。在安裝定義文件后，可以鏈接到作為鏈接表的 Web 服務數(shù)據(jù)。

利用 Office Access 2007 中引入的新功能，可以更加輕松地導入和導出數(shù)據(jù)。可以保存導入或導出操作，然后在下次需要執(zhí)行相同任務時重新使用保存的操作。利用“導入電子表格向導”，可以覆蓋 Access 選擇的數(shù)據(jù)類型，并且可以導入、導出為 Office Excel 2007 和更高版本的文件格式或鏈接到這些文件格式。

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排查故障的更佳方式

Office Access 2007 中引入的 Microsoft Office 診斷是一系列有助于發(fā)現(xiàn)計算機崩潰原因的診斷測試。這些診斷測試可以直接解決部分問題，也可以確定其他問題的解決方法。Microsoft Office 診斷取代了以下 Microsoft Office 2003 功能：“檢測并修復”以及“Microsoft Office 應用程序恢復”功能。

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增強的校對工具

以下是拼寫檢查的一些新增功能。

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