我應(yīng)在 Access 2010 中使用哪種文件格式？
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我應(yīng)在 Access 2010 中使用哪種文件格式？
默認情況下，Microsoft Access 2010 使用在 Access 2007 中引入的 .accdb 文件格式擴展名。Access 繼續(xù)為在早期版本的 Access 中使用的文件格式提供一定的支持。本文介紹為什么應(yīng)盡可能使用這種新型文件格式，以及為什么在某些情況下可能需要使用早期版本的文件格式。您還將明確了解如何將數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換為這種新型文件格式。
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新型文件格式 (.accdb)
Access 2010 采用了一種支持許多產(chǎn)品增強功能的新型文件格式。當您創(chuàng)建一個新數(shù)據(jù)庫時，默認情況下該數(shù)據(jù)庫將使用這種新型文件格式，并使用 .accdb 文件擴展名命名。
這種新型文件格式支持多值字段和附件等新功能，因此應(yīng)盡可能地使用它。此外，如果要使用 Access Services 將桌面數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換為 Web 數(shù)據(jù)庫，則桌面數(shù)據(jù)庫文件必須為 .accdb 格式。
但是，這種新型文件格式不能用早期版本的 Access 打開，也不能與其鏈接，而且它不支持復(fù)制，也不支持用戶級安全性。如果需要在早期版本的 Access 中使用數(shù)據(jù)庫，或者需要使用復(fù)制功能或用戶級安全性，則必須使用早期版本的文件格式。
.ACCDB 文件格式提供的功能
| ✍ | 使用 Access Services 進行 Web 發(fā)布 |
如果您有一臺服務(wù)器運行 Access Services（SharePoint Server 的一個組件），則可將 .accdb 文件格式發(fā)布到網(wǎng)站，但會受制于特定的兼容性限制。Web 數(shù)據(jù)庫的一些設(shè)計功能和范例不同于桌面數(shù)據(jù)庫，如果不首先進行設(shè)計更改，有些桌面數(shù)據(jù)庫無法發(fā)布到網(wǎng)站。
在將數(shù)據(jù)庫發(fā)布到網(wǎng)站之后，仍然可以打開 .accdb 文件進行設(shè)計更改，隨后還可與已發(fā)布版本同步這些更改。用戶無需安裝 Access 即可在瀏覽器中使用發(fā)布的 Web 數(shù)據(jù)庫。
| ✍ | 多值字段 |
假設(shè)您已向某一員工分配了一個任務(wù)，但又決定將該任務(wù)分配給多個人。在 Access 2010 中可以創(chuàng)建一個多值字段，您既可以從該多值字段中選擇這些員工的姓名，也可以在框中輸入其姓名。
在單擊該框時，選中的復(fù)選框指示您的選擇。所選的員工將存儲在多值字段中，并在顯示時用逗號分隔（默認情況下）。
多值字段旨在使選擇和存儲多個選項更為輕松，而不必創(chuàng)建更高級的數(shù)據(jù)庫設(shè)計。多值字段對于與 Microsoft SharePoint Foundation 集成也十分重要，因為 SharePoint 列表也支持多值字段。
| ✍ | 附件數(shù)據(jù)類型 |
使用新的附件數(shù)據(jù)類型，您可以在數(shù)據(jù)庫中輕松存儲所有類型的文檔和二進制文件，而不會導致數(shù)據(jù)庫的物理大小過分膨脹。附件會在適當?shù)臅r候自動進行壓縮，以盡可能提高空間的使用率。您可以將 Word 文檔附加到記錄，也可以保存一系列數(shù)字圖片，甚至可以將多個附件附加到同一條記錄。
| ✍ | 增強了與 SharePoint 和 Outlook 的集成 |
以前，由于 Access 數(shù)據(jù)庫中可能包含不安全的代碼，采用 .mdb 格式的 Access 文件會被 SharePoint 或 Outlook 阻止。Access 2010 可以將代碼驗證為安全的或?qū)⑵浣?。這樣，Access 數(shù)據(jù)庫就可以與 SharePoint 或 Outlook 更充分地集成。
| ✍ | 備注字段歷史記錄跟蹤 |
“備注”字段適用于存儲大量信息。從 Access 2007 開始，可以設(shè)置一個屬性 (AppendOnly)，該屬性強制 Access 保留對“備注”字段所做的所有更改的歷史記錄。這樣就可以查看這些更改的歷史記錄。此功能還支持 Windows SharePoint Services 3.0 中的版本控制功能，以便使用 Access 跟蹤對 SharePoint 列表中存儲的多行文本字段的更改（前提是該字段的“追加對現(xiàn)有文本所做的更改”選項設(shè)置為“是”）。
| ✍ | 增強的加密功能 |
您可以選擇設(shè)置一個數(shù)據(jù)庫密碼，然后對數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容進行加密。當使用 Access 2007 和采用新型文件格式的文件進行此操作時，Access 會使用 Windows Crypto API 對數(shù)據(jù)進行加密。另外也可以使用第三方加密工具。
早期版本的文件格式 (.mdb)
Office Access 2007 之前的 Access 版本支持使用 .mdb 文件擴展名的文件格式。在 Access 2010 中，仍可以打開 .mdb 文件。如果文件是以 Access 2002-2003 或 Access 2000 文件格式存儲的，則可以在 Access 2010 中正常打開并使用它。但是，無法使用要求 .accdb 文件格式的新功能。
如果文件是以 Access 95 或 Access 97 文件格式存儲的，則第一次在 Access 2010 中打開時，Access 會建議將數(shù)據(jù)庫升級為當前設(shè)置為默認文件格式的文件格式（通常是 .accdb 文件格式，除非您或管理員更改了該設(shè)置）。如果您不打算在早于 Access 2007 的 Access 版本中使用該數(shù)據(jù)庫，不希望與使用早于 Access 2007 的 Access 版本的其他人共享該數(shù)據(jù)庫，并且您不使用復(fù)制功能或用戶級安全性，則應(yīng)將數(shù)據(jù)庫文件升級為新型 .accdb 格式。在將數(shù)據(jù)庫升級為 .accdb 文件格式后，就不能再使用早于 Access 2007 的 Access 版本打開該數(shù)據(jù)庫了。
如果文件是以 Access 95 或 Access 97 格式存儲的并且您選擇不升級為 .accdb 格式，則無法進行設(shè)計更改。可以在 Access 2010 中查看對象及對數(shù)據(jù)進行更改，但不能進行設(shè)計更改。
轉(zhuǎn)換為新型文件格式
要將 Access 數(shù)據(jù)庫顯式轉(zhuǎn)換為新型 .accdb 文件格式，必須首先打開數(shù)據(jù)庫，然后將其保存為 .accdb 文件格式。
要點 以下過程適用于在 Access 97、Access 2000、Access 2002 或 Access 2003 中創(chuàng)建的文件。
首先，打開該數(shù)據(jù)庫：
| 1. | 單擊“文件”選項卡。 |
| 2. | 單擊左側(cè)的“打開”。 |
| 3. | 在“打開”對話框中，選擇要轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)庫并將其打開。 |
然后，轉(zhuǎn)換該數(shù)據(jù)庫：
| 1. | 單擊“文件”選項卡。 |
| 2. | 單擊左側(cè)的“共享”。 |
| 3. | 在“保存整個數(shù)據(jù)庫”下，單擊“數(shù)據(jù)庫另存為”。 |
| 4. | 在右側(cè)的“數(shù)據(jù)庫文件類型”下，單擊“Access 數(shù)據(jù)庫”。 |
| 5. | 在“另存為”對話框的“文件名”框中，輸入一個文件名或使用所提供的文件名。 |
| 6. | 單擊“保存”。 |
即會以 .accdb 文件格式創(chuàng)建該數(shù)據(jù)庫的副本。