我應(yīng)在 Access 2010 中使用哪種文件格式？
內(nèi)容
Access > Access 基礎(chǔ)知識(shí)
我應(yīng)在 Access 2010 中使用哪種文件格式？
默認(rèn)情況下，Microsoft Access 2010 使用在 Access 2007 中引入的 .accdb 文件格式擴(kuò)展名。Access 繼續(xù)為在早期版本的 Access 中使用的文件格式提供一定的支持。本文介紹為什么應(yīng)盡可能使用這種新型文件格式，以及為什么在某些情況下可能需要使用早期版本的文件格式。您還將明確了解如何將數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)換為這種新型文件格式。
本文內(nèi)容
新型文件格式 (.accdb)
Access 2010 采用了一種支持許多產(chǎn)品增強(qiáng)功能的新型文件格式。當(dāng)您創(chuàng)建一個(gè)新數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，默認(rèn)情況下該數(shù)據(jù)庫(kù)將使用這種新型文件格式，并使用 .accdb 文件擴(kuò)展名命名。
這種新型文件格式支持多值字段和附件等新功能，因此應(yīng)盡可能地使用它。此外，如果要使用 Access Services 將桌面數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)換為 Web 數(shù)據(jù)庫(kù)，則桌面數(shù)據(jù)庫(kù)文件必須為 .accdb 格式。
但是，這種新型文件格式不能用早期版本的 Access 打開(kāi)，也不能與其鏈接，而且它不支持復(fù)制，也不支持用戶(hù)級(jí)安全性。如果需要在早期版本的 Access 中使用數(shù)據(jù)庫(kù)，或者需要使用復(fù)制功能或用戶(hù)級(jí)安全性，則必須使用早期版本的文件格式。
.ACCDB 文件格式提供的功能
| ✍ | 使用 Access Services 進(jìn)行 Web 發(fā)布 |
如果您有一臺(tái)服務(wù)器運(yùn)行 Access Services（SharePoint Server 的一個(gè)組件），則可將 .accdb 文件格式發(fā)布到網(wǎng)站，但會(huì)受制于特定的兼容性限制。Web 數(shù)據(jù)庫(kù)的一些設(shè)計(jì)功能和范例不同于桌面數(shù)據(jù)庫(kù)，如果不首先進(jìn)行設(shè)計(jì)更改，有些桌面數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)法發(fā)布到網(wǎng)站。
在將數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)布到網(wǎng)站之后，仍然可以打開(kāi) .accdb 文件進(jìn)行設(shè)計(jì)更改，隨后還可與已發(fā)布版本同步這些更改。用戶(hù)無(wú)需安裝 Access 即可在瀏覽器中使用發(fā)布的 Web 數(shù)據(jù)庫(kù)。
| ✍ | 多值字段 |
假設(shè)您已向某一員工分配了一個(gè)任務(wù)，但又決定將該任務(wù)分配給多個(gè)人。在 Access 2010 中可以創(chuàng)建一個(gè)多值字段，您既可以從該多值字段中選擇這些員工的姓名，也可以在框中輸入其姓名。
在單擊該框時(shí)，選中的復(fù)選框指示您的選擇。所選的員工將存儲(chǔ)在多值字段中，并在顯示時(shí)用逗號(hào)分隔（默認(rèn)情況下）。
多值字段旨在使選擇和存儲(chǔ)多個(gè)選項(xiàng)更為輕松，而不必創(chuàng)建更高級(jí)的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)。多值字段對(duì)于與 Microsoft SharePoint Foundation 集成也十分重要，因?yàn)?SharePoint 列表也支持多值字段。
| ✍ | 附件數(shù)據(jù)類(lèi)型 |
使用新的附件數(shù)據(jù)類(lèi)型，您可以在數(shù)據(jù)庫(kù)中輕松存儲(chǔ)所有類(lèi)型的文檔和二進(jìn)制文件，而不會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)的物理大小過(guò)分膨脹。附件會(huì)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候自動(dòng)進(jìn)行壓縮，以盡可能提高空間的使用率。您可以將 Word 文檔附加到記錄，也可以保存一系列數(shù)字圖片，甚至可以將多個(gè)附件附加到同一條記錄。
| ✍ | 增強(qiáng)了與 SharePoint 和 Outlook 的集成 |
以前，由于 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)中可能包含不安全的代碼，采用 .mdb 格式的 Access 文件會(huì)被 SharePoint 或 Outlook 阻止。Access 2010 可以將代碼驗(yàn)證為安全的或?qū)⑵浣?。這樣，Access 數(shù)據(jù)庫(kù)就可以與 SharePoint 或 Outlook 更充分地集成。
| ✍ | 備注字段歷史記錄跟蹤 |
“備注”字段適用于存儲(chǔ)大量信息。從 Access 2007 開(kāi)始，可以設(shè)置一個(gè)屬性 (AppendOnly)，該屬性強(qiáng)制 Access 保留對(duì)“備注”字段所做的所有更改的歷史記錄。這樣就可以查看這些更改的歷史記錄。此功能還支持 Windows SharePoint Services 3.0 中的版本控制功能，以便使用 Access 跟蹤對(duì) SharePoint 列表中存儲(chǔ)的多行文本字段的更改（前提是該字段的“追加對(duì)現(xiàn)有文本所做的更改”選項(xiàng)設(shè)置為“是”）。
| ✍ | 增強(qiáng)的加密功能 |
您可以選擇設(shè)置一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)密碼，然后對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容進(jìn)行加密。當(dāng)使用 Access 2007 和采用新型文件格式的文件進(jìn)行此操作時(shí)，Access 會(huì)使用 Windows Crypto API 對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密。另外也可以使用第三方加密工具。
早期版本的文件格式 (.mdb)
Office Access 2007 之前的 Access 版本支持使用 .mdb 文件擴(kuò)展名的文件格式。在 Access 2010 中，仍可以打開(kāi) .mdb 文件。如果文件是以 Access 2002-2003 或 Access 2000 文件格式存儲(chǔ)的，則可以在 Access 2010 中正常打開(kāi)并使用它。但是，無(wú)法使用要求 .accdb 文件格式的新功能。
如果文件是以 Access 95 或 Access 97 文件格式存儲(chǔ)的，則第一次在 Access 2010 中打開(kāi)時(shí)，Access 會(huì)建議將數(shù)據(jù)庫(kù)升級(jí)為當(dāng)前設(shè)置為默認(rèn)文件格式的文件格式（通常是 .accdb 文件格式，除非您或管理員更改了該設(shè)置）。如果您不打算在早于 Access 2007 的 Access 版本中使用該數(shù)據(jù)庫(kù)，不希望與使用早于 Access 2007 的 Access 版本的其他人共享該數(shù)據(jù)庫(kù)，并且您不使用復(fù)制功能或用戶(hù)級(jí)安全性，則應(yīng)將數(shù)據(jù)庫(kù)文件升級(jí)為新型 .accdb 格式。在將數(shù)據(jù)庫(kù)升級(jí)為 .accdb 文件格式后，就不能再使用早于 Access 2007 的 Access 版本打開(kāi)該數(shù)據(jù)庫(kù)了。
如果文件是以 Access 95 或 Access 97 格式存儲(chǔ)的并且您選擇不升級(jí)為 .accdb 格式，則無(wú)法進(jìn)行設(shè)計(jì)更改?？梢栽?Access 2010 中查看對(duì)象及對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行更改，但不能進(jìn)行設(shè)計(jì)更改。
轉(zhuǎn)換為新型文件格式
要將 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)顯式轉(zhuǎn)換為新型 .accdb 文件格式，必須首先打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)，然后將其保存為 .accdb 文件格式。
要點(diǎn) 以下過(guò)程適用于在 Access 97、Access 2000、Access 2002 或 Access 2003 中創(chuàng)建的文件。
首先，打開(kāi)該數(shù)據(jù)庫(kù)：
| 1. | 單擊“文件”選項(xiàng)卡。 |
| 2. | 單擊左側(cè)的“打開(kāi)”。 |
| 3. | 在“打開(kāi)”對(duì)話框中，選擇要轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)庫(kù)并將其打開(kāi)。 |
然后，轉(zhuǎn)換該數(shù)據(jù)庫(kù)：
| 1. | 單擊“文件”選項(xiàng)卡。 |
| 2. | 單擊左側(cè)的“共享”。 |
| 3. | 在“保存整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)”下，單擊“數(shù)據(jù)庫(kù)另存為”。 |
| 4. | 在右側(cè)的“數(shù)據(jù)庫(kù)文件類(lèi)型”下，單擊“Access 數(shù)據(jù)庫(kù)”。 |
| 5. | 在“另存為”對(duì)話框的“文件名”框中，輸入一個(gè)文件名或使用所提供的文件名。 |
| 6. | 單擊“保存”。 |
即會(huì)以 .accdb 文件格式創(chuàng)建該數(shù)據(jù)庫(kù)的副本。